公司檔案管理軟件，如何提高檔案管理人效？
做過檔案管理工作的小伙伴都特別清楚，檔案管理是一項專業(yè)化極高的工作，從檔案的歸檔、分類、裝訂、管理，到檔案的審核、考核、套改等，每一個環(huán)節(jié)都需要耗費非常大的精力，要做好并不容易。為保證檔案管理的規(guī)范、標準，各企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理方式上，做了很多的嘗試和投入。在這當中，引進檔案管理軟件，用工具解放雙手，當屬投入產(chǎn)出比最高、最能提升人效的措施之一。
檔案管理工作人效提升ROUND 1：檔案收集，一鍵批量導(dǎo)入
檔案收集是檔案管理的前置工作，在傳統(tǒng)的檔案管理模式當中，不同部門之間文件的留檔、編目、裝訂全部靠手工完成，溝通成本高，也比較容易遺漏。引入檔案管理軟件后，檔案管理人員的工作主要是檔案資料歸類、掃描、錄入。
歸類可依據(jù)國家檔案管理規(guī)范和行業(yè)規(guī)范進行，掃描借助儀器即可完成，都比較便捷。至于錄入，大家設(shè)想的可能是每一個文件都要依靠手工單個錄入，其實不然，使用檔案管理軟件后，你可以直接從excel或電腦磁盤當中批量一鍵導(dǎo)入。
此外，對于散落在OA、ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件的檔案資料，也不再需要檔案管理人員單獨留意收集，會博通檔案管理系統(tǒng)可針對性接通第三方軟件應(yīng)用，實現(xiàn)檔案的自動實時歸檔。
檔案管理工作人效提升ROUND 2：檔案審核，全面流程管控
過去，我們要借閱一個檔案，需要經(jīng)過層層的相關(guān)部門、人員審核。對于借閱人員而言、需要不停地穿梭于不同的部門，工作極為低效；而對于包括檔案管理人員在內(nèi)的審核人員來說，深度工作的時間經(jīng)常被這些事務(wù)性工作打斷，也非常困惱。
公司檔案管理系統(tǒng)通過流程化組織管理模式，使以上問題消弭于無形。檔案管理員或具備相關(guān)權(quán)限的人員，可通過檔案管理系統(tǒng)，在公司內(nèi)部指定一系列企業(yè)級流程，并對應(yīng)負責不同工作事項的流程角色，從而通過線上完成檔案管理、乃至事務(wù)協(xié)同工作。
現(xiàn)在，檔案管理工作已經(jīng)突破了地域和時間的局限，無論你是出差，還是駐外，都可以非常輕松便捷地通過瀏覽器、手機客戶端登錄檔案管理系統(tǒng)，對檔案發(fā)起流程申請，進行線上瀏覽、下載乃至批注管理。匹配“收納盒”功能，上百個文件也能一鍵審批，檔案管理的效率更是上了一個新臺階。
檔案管理工作人效提升ROUND 3：檔案管理，準確及時且主動
一套高效智能的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理上能夠帶來的人效提升，能說的實在太多，如果要用一句話總結(jié)，那便是：準確、及時且主動。
通過公司檔案管理系統(tǒng)，檔案使用者可隨時隨地對所需檔案進行主動式搜索，搜索范圍涵蓋公司內(nèi)部全部檔案，對于沒有使用權(quán)限的文件，可隨時發(fā)起借閱、下載等申請，如果該使用者在系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，則不需要通過任何審批，即可對檔案進行使用和管理。
同時，檔案管理軟件還提供檔案統(tǒng)計功能，檔案管理員可隨時隨地對檔案的利用情況、利用明細、利用排名、歸檔檔案的內(nèi)容、類目等數(shù)據(jù)信息，讓管理人員對檔案的管理情況做到真正的全局管控。
此外，電子歸檔章、防擴散水印處理、證件到期提醒等功能的應(yīng)用，更是把線下需要靠人力、或需要借助第三方軟件處理的工作，全面整合到了單一的工具上，使檔案管理人員大腦帶寬得到釋放，有更多的精力去處理更為重要的事情。
當下，我們正處于后疫情時代，不確定性成為常態(tài)，每一個企業(yè)都挺難，人效問題成為各企業(yè)降本增效的聚焦點。一直以來，會博通檔案管理軟件作為一款檔案管理的工具，持續(xù)聚焦在人效提升上，取得了不錯的成果，新的一年，我們將繼續(xù)在人效提升的星辰大海，逐浪前行。
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