企業(yè)檔案管理系統(tǒng)屬性功能——助您更好管理檔案

      文檔檔案的基本信息大家都不再很陌生了，其內(nèi)涵信息是特別豐富，種類也比較多樣化，在現(xiàn)實(shí)之中，很多信息都是可采用這種屬性信息類型，可以幫助我們更加清晰的了解文檔類型。上面提到檔案文件的信息分類特別豐富，在會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，用戶就可通過對系統(tǒng)屬性名稱的修改與附加屬性的定義，以便各式各樣的信息進(jìn)行描述與管理。

1、屬性頁面

      文檔檔案的屬性頁面，有基本的記錄屬性與顯示條目屬性外，還有是用于體現(xiàn)與管理?xiàng)l目信息的各種特征以及檔案的要素功能。

       2、屬性工具條

       3、功能導(dǎo)航

2、屬性工具條

      上圖是功能導(dǎo)航區(qū)的菜單，用戶在點(diǎn)擊相應(yīng)的菜單之后，系統(tǒng)會切換顯示相應(yīng)的子頁面。文檔檔案的性質(zhì)與用戶權(quán)限，就會選擇相應(yīng)的功能導(dǎo)航菜單的顯示項(xiàng)目。

4、套用正文模板

      正文模板是一個預(yù)設(shè)格式的正文樣式，系統(tǒng)后臺有基本的文格式模板、介紹信等，方便用戶套用。正文模板分為普通正文模板、屬性關(guān)聯(lián)正文模板與套紅正文模板三種，其用途和使用方法各有不同，根據(jù)自身需求選。

5、更換正文

     當(dāng)發(fā)現(xiàn)正文是錯誤并需要更換，用戶可自由選擇將本地磁盤上的文件上傳，那么即可更換作為當(dāng)前文件的正文。系統(tǒng)支持上傳的文件格式多樣，滿足目前各種常用格式，用戶無需擔(dān)憂更換中出現(xiàn)文件格式不符問題。

6、標(biāo)準(zhǔn)屬性

      標(biāo)準(zhǔn)屬性是會博通為規(guī)范化管理，依據(jù)文檔、檔案管理相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范所設(shè)置的一組通用性屬性，其中包括主題、日期、日期、責(zé)任者、主題詞、分類號等，標(biāo)準(zhǔn)屬性項(xiàng)目顯示如下圖：

7、調(diào)整屬性顯示模式

     企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)屬性和附加屬性子頁面的顯示，在用戶使用中都能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)屬性與附加屬性合并顯示?？梢愿忧逦?，詳細(xì)了解文件、文檔、檔案的屬性。

8、保存

     處于屬性編輯完后，準(zhǔn)備下一步保存步驟時，可以看到保存的四個選擇：

      僅保存：僅保存當(dāng)前條目修改內(nèi)容的操作。

     保存并關(guān)閉：保存當(dāng)前信息并且關(guān)閉屬性框。

     保存并新建：保存當(dāng)前條目的修改，并再新建一條文件信息。

     取消：不保存對屬性的編輯修改操作，若新建文件，則不保存當(dāng)前新建的文件。

9、上一條、下一條

     點(diǎn)擊“上一條”“下一條”就會根據(jù)用戶的操作切換顯示相應(yīng)屬性頁面，如當(dāng)前文件屬性修改后沒有保存，在點(diǎn)擊后，切換前你將會看到系統(tǒng)提示。

10、附加屬性

     為了滿足黨政、企業(yè)、事業(yè)單位的文檔、檔案管理多維度需求，會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提供了附加屬性功能，當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)屬性不足以描述信息的全貌時，就可利用附加屬性進(jìn)行補(bǔ)足，這是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能強(qiáng)大的特性之一。在通過編輯附加屬性后，調(diào)整屬性顯示功能，可將標(biāo)準(zhǔn)屬性與附加屬性合并顯示，也可以根據(jù)需求選擇置顯示的屬性項(xiàng)目、順序與名稱等內(nèi)容，助您更好實(shí)現(xiàn)文件、文檔、檔案一體化管理。

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