會(huì)博通掃描機(jī)器人（龜仔）：重塑文件非接觸移交的智能化解決方案

引言：傳統(tǒng)文件移交的痛點(diǎn)與龜仔的誕生

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，許多企事業(yè)單位仍面臨紙質(zhì)文件管理的難題。盡管文檔管理系統(tǒng)（DMS）已廣泛應(yīng)用，但出于權(quán)限管控和成本考量，普通員工往往無(wú)法直接使用系統(tǒng)。他們需定期將紙質(zhì)文件手動(dòng)移交給檔案管理部門(mén)，這一過(guò)程不僅效率低下，還易因移交延遲導(dǎo)致文件損壞或丟失，更增加了面對(duì)面接觸的繁瑣性和安全風(fēng)險(xiǎn)。

為解決這一痛點(diǎn)，會(huì)博通推出了一款智能化設(shè)備——掃描機(jī)器人“龜仔”。龜仔不僅實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文檔的快速數(shù)字化，更通過(guò)創(chuàng)新的“非接觸移交”機(jī)制，徹底顛覆了傳統(tǒng)文件管理模式，讓全員參與文檔數(shù)字化成為可能，同時(shí)保障了文件移交的安全性與及時(shí)性。

龜仔的核心價(jià)值：全員數(shù)字化與非接觸移交

作為會(huì)博通檔案系統(tǒng)的關(guān)鍵選件，龜仔的定位明確：

降低使用門(mén)檻：無(wú)需成為會(huì)博通主系統(tǒng)的注冊(cè)用戶，普通員工通過(guò)管理員授權(quán)即可操作，真正實(shí)現(xiàn)“全員參與數(shù)字化”。

消除物理接觸：通過(guò)文件收集柜與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的“投遞-收取”分離，避免人員直接接觸。

提升管理效率：數(shù)字化文檔自動(dòng)上傳至系統(tǒng)，紙質(zhì)文件移交全程可追溯，減少人為失誤。

技術(shù)架構(gòu)：龜仔如何支撐非接觸移交

龜仔的智能化非接觸移交功能，依賴于其軟硬件一體化設(shè)計(jì)：

1.硬件配置：高效掃描與智能物聯(lián)

高速掃描儀：支持雙面掃描、OCR識(shí)別，可生成雙層PDF文件，便于檢索。

文件收集柜：配備電子標(biāo)簽閱讀器、密碼鎖及專用帆布袋，實(shí)現(xiàn)文件安全投遞與分類管理。

身份驗(yàn)證設(shè)備：支持刷卡（身份證/IC卡）、掃碼（微信）和賬號(hào)登錄，確保操作權(quán)限可控。

2.軟件系統(tǒng)：無(wú)縫對(duì)接會(huì)博通生態(tài)

預(yù)裝管理軟件：自動(dòng)綁定掃描儀參數(shù)，支持自定義文檔分類、掃描分辨率（50-600dpi）、圖像優(yōu)化（傾斜校正、顏色過(guò)濾）等功能。

云端協(xié)同：掃描后的電子文檔直接上傳至?xí)┩?/span>檔案系統(tǒng)指定目錄，紙質(zhì)文件狀態(tài)通過(guò)標(biāo)簽與系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)全流程追蹤。

非接觸移交全流程解析

龜仔的非接觸移交流程可分為三大階段，以下以員工提交合同文件為例：

階段一：掃描與數(shù)字化

員工登錄：通過(guò)刷卡、掃碼或賬號(hào)登錄龜仔終端。

掃描設(shè)置：選擇“合同”分類，設(shè)置掃描參數(shù)（如分辨率300dpi、雙面模式），放入紙質(zhì)文件啟動(dòng)掃描。

文件生成：掃描結(jié)果自動(dòng)生成雙層PDF，支持OCR文字識(shí)別，員工可在線編輯題名、添加附件。

階段二：紙質(zhì)文件投遞

投遞確認(rèn)：上傳完成后，系統(tǒng)提示“是否移交紙質(zhì)文件”。

標(biāo)簽綁定：員工將掃描后的文件放入貼有RFID標(biāo)簽的專用文件夾，靠近文件收集柜的閱讀器掃描標(biāo)簽。

安全投遞：文件夾通過(guò)投遞口放入柜內(nèi)，柜內(nèi)容量實(shí)時(shí)更新，觸發(fā)預(yù)警時(shí)自動(dòng)通知管理員收取。

階段三：檔案管理員處理

收取與核驗(yàn)：管理員使用密碼開(kāi)鎖，從帆布袋中取出文件夾，核對(duì)電子文檔與紙質(zhì)文件一致性。

標(biāo)簽回收：通過(guò)龜仔的“回收標(biāo)簽”功能，清除已使用標(biāo)簽，重置文件夾狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)循環(huán)利用。當(dāng)然，如果用戶直接將標(biāo)簽文件夾用于歸檔，則是一種更簡(jiǎn)潔的檔案管理模式。

歸檔完成：紙質(zhì)文件與電子文檔集成統(tǒng)一管理，自動(dòng)進(jìn)入會(huì)博通系統(tǒng)預(yù)審隊(duì)列，檔案管理員審查紙質(zhì)與電子文檔的一致性以及屬性標(biāo)注的合規(guī)性且修正后，進(jìn)入預(yù)歸檔庫(kù)，根據(jù)需要，進(jìn)行手動(dòng)歸檔或自動(dòng)歸檔，文件即成為檔案。

龜仔的四大優(yōu)勢(shì)

1. 權(quán)限靈活，全員參與

獨(dú)立賬號(hào)體系：管理員可通過(guò)“獨(dú)立上傳文件授權(quán)”功能，為員工創(chuàng)建專屬操作賬號(hào)，不必占用主系統(tǒng)注冊(cè)賬號(hào)資源，大大降低了使用成本。支持身份證識(shí)別認(rèn)證、IC卡工卡認(rèn)證和微信綁定。

無(wú)系統(tǒng)依賴：操作者無(wú)需主系統(tǒng)權(quán)限，上傳路徑由管理員預(yù)設(shè)，確保數(shù)據(jù)安全與分類規(guī)范。

2. 移交零接觸，安全可控

物理隔離：文件收集柜采用國(guó)標(biāo)密碼鎖，僅授權(quán)管理員可開(kāi)啟；投遞口設(shè)計(jì)防止文件逆向取出。

電子追蹤：每個(gè)文件夾內(nèi)置唯一標(biāo)簽，系統(tǒng)記錄投遞時(shí)間、操作者信息，實(shí)現(xiàn)移交全程可追溯。

3. 效率倍增，成本優(yōu)化

掃描高效：愛(ài)普生高速掃描儀每分鐘可處理數(shù)十頁(yè)文件，支持跳過(guò)空白頁(yè)、自動(dòng)分頁(yè)。

減少人力：檔案管理員無(wú)需頻繁對(duì)接各部門(mén)，集中處理柜內(nèi)文件即可，人力成本降低50%以上。

4. 兼容擴(kuò)展，適應(yīng)多元場(chǎng)景

多設(shè)備部署：支持分布式安裝，適用于大型企業(yè)的跨樓層、跨區(qū)域文件收集，有網(wǎng)絡(luò)連接條件的分支機(jī)構(gòu)亦可部署。

選件豐富：可擴(kuò)展身份證閱讀器、掃碼盒子等，滿足政府、金融等高合規(guī)性行業(yè)需求。

應(yīng)用場(chǎng)景案例

案例1：合同的即簽即掃移交

某營(yíng)銷公司引入會(huì)博通貓仔+龜仔后，銷售中心通過(guò)龜仔即簽即掃合同，然后，投遞至收集柜。檔案員每日定時(shí)收取，合同同步上傳至?xí)┩?/span>貓仔，由檔案員整體管控。移交時(shí)間從原來(lái)的30天縮短至1天，且杜絕了合同遺失風(fēng)險(xiǎn)。

案例2：非面對(duì)面費(fèi)用報(bào)銷

某施工企業(yè)使用龜仔處理采購(gòu)及差旅費(fèi)報(bào)銷。報(bào)銷人將報(bào)銷發(fā)票張貼到A4紙上，并填寫(xiě)報(bào)銷清單，交自己的直接主管簽字后，掃描上傳，并將報(bào)銷憑證裝入專用文件夾后，投入文件收集柜，出納定期收取報(bào)銷憑證，避免了跑腿找人面對(duì)面簽字審核的麻煩，效率明顯提升。

案例3：車間工單實(shí)時(shí)掃描上傳

某動(dòng)力電池生成企業(yè)，在三個(gè)生產(chǎn)車間布置三套龜仔，排產(chǎn)工單完成后即時(shí)掃描上傳，并投入收集柜，再也沒(méi)有發(fā)生過(guò)工單丟失的情況。

未來(lái)展望：龜仔的智能化升級(jí)

隨著AI與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深化，龜仔的功能將進(jìn)一步擴(kuò)展：

智能分揀：通過(guò)圖像識(shí)別自動(dòng)分類文件，并分配至不同收集柜格口。

無(wú)人化管理：結(jié)合AGV機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)文件收集柜自動(dòng)運(yùn)送至檔案室。

區(qū)塊鏈存證：掃描文件上鏈，確保移交過(guò)程不可篡改，滿足司法存證需求。

結(jié)語(yǔ)

會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”通過(guò)非接觸移交機(jī)制，不僅解決了文件管理中“移交煩、接收難”的頑疾，更推動(dòng)了組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深度落地。其低門(mén)檻、高安全、強(qiáng)效率的特點(diǎn)，使其成為現(xiàn)代企事業(yè)單位文檔管理的標(biāo)配工具。未來(lái)，隨著技術(shù)的持續(xù)迭代，龜仔將在智能辦公生態(tài)中扮演更核心的角色，助力企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”與“零接觸”協(xié)同。