企業(yè)文件“保管期限表”的編制流程

企業(yè)在編制文件材料歸檔范圍和保管期限表時，常常面臨這樣的問題：如果簡單照搬相關(guān)規(guī)定，不一定能符合業(yè)務(wù)實際需求，可能導(dǎo)致重要文件被遺漏；如果由各業(yè)務(wù)部門自行制定再匯總，又容易出現(xiàn)文件材料重復(fù)交叉、分類不規(guī)范等問題。

今天，我們來分享一個五步編制流程，既能從業(yè)務(wù)實際需求出發(fā)，亦能遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定。歡迎大家一起探討。

第一步：確定結(jié)構(gòu)

由編制小組或檔案部門，依據(jù)檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的組織架構(gòu)及職責(zé)，確定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)，并明確各部門的角色和任務(wù)。

第二步：初步梳理

各部門依據(jù)法律法規(guī)、自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實際需求，對所產(chǎn)生的文件材料提出初步的保存需求，梳理形成初步的歸檔范圍和保管期限表。

第三步：形成初稿

檔案部門收集各部門提交的初步文件，依據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行整理、匯總，確保各部門需求的合理性和一致性，形成完整初稿。

第四步：反饋修改

檔案部門將初稿下發(fā)至各部門，由各部門提出修改與補(bǔ)充意見；檔案部門根據(jù)反饋對初稿進(jìn)行修改和完善，確保其科學(xué)、合理、實用。

第五步：確定終稿

檔案部門與各業(yè)務(wù)部門對修改后的保管期限表進(jìn)行最終確認(rèn)，形成終稿。終稿應(yīng)符合國家法律法規(guī)與企業(yè)實際情況，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和可操作性，為企業(yè)的檔案管理工作夯實基礎(chǔ)。

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