合同檔案管理系統(tǒng)：提高企業(yè)合同管理規(guī)范、效率、安全

  合同管理是所有企業(yè)辦公管理中極為重要的一項(xiàng)工作，其涵蓋了企業(yè)和客戶、員工、供應(yīng)商、渠道商、合作伙伴、采購商等各方簽訂的合同管理，在管理模塊中包括合同的簽署、存檔、跟蹤、審批、歸檔等環(huán)節(jié)。怎樣才能高效地管理企業(yè)的合同檔案，針對(duì)一個(gè)企業(yè)運(yùn)營與長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。因此，企業(yè)需要借助信息化工具——會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化與集成化，提高各類合同管理效率，降低管理成本，規(guī)避合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

一、合同檔案管理系統(tǒng)的概述

  合同檔案管理系統(tǒng)就是一款企業(yè)內(nèi)部管理軟件，可以管理一份企業(yè)合同生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，其中就包括合同的創(chuàng)建、審核、簽署、執(zhí)行、歸檔等，同時(shí)也包括合同檔案的收集、整理、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。合同檔案管理系統(tǒng)通過數(shù)字化、自動(dòng)化和集成化的手段，實(shí)現(xiàn)合同管理的集中、高效、規(guī)范、安全。

二、會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)的功能

1、合同創(chuàng)建

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)滿足企業(yè)在電子文檔中創(chuàng)建合同，包括合同的基本信息、合同條款、合同附件等。通過模板化的方式，企業(yè)可以快速生成標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本，減少合同編寫的時(shí)間和成本。

2、合同審核

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)支持合同進(jìn)行審核，可以根據(jù)實(shí)際參與人或部門進(jìn)行審核流程的設(shè)計(jì)、審核人員的指定、審核結(jié)果的反饋等。審核流程可以按照企業(yè)的流程進(jìn)行定制，做到合同審核管理的自動(dòng)化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3、合同簽署

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)可以滿足企業(yè)通過電子簽名、掃描、等方式需求，實(shí)現(xiàn)合同簽署。簽署過程中，系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄簽署時(shí)間、簽署地點(diǎn)、簽署人員等信息，確保簽署過程的真實(shí)性與合法性。

4、合同執(zhí)行

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)贤瑘?zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，就如包括合同履行的進(jìn)度、合同履行的質(zhì)量、合同變更的記錄等。通過系統(tǒng)的提醒功能，企業(yè)可以及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況進(jìn)度，避免合同執(zhí)行中存在的風(fēng)險(xiǎn)。

5、合同歸檔

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)贤M(jìn)行全面歸檔，包括合同的分類、編號(hào)、歸檔時(shí)間、歸檔標(biāo)題、承辦人、歸檔人員等信息的記錄。以便后期通過系統(tǒng)的查詢和檢索功能，企業(yè)可以快速找到需要的合同，提高合同檔案的利用率與安全性。

6、合同查詢和統(tǒng)計(jì)

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了合同檔案進(jìn)行快速查詢與精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，就如按照檔案日期、單位、類型、金額、部門、編號(hào)等多維度進(jìn)行分析，生成各種合同報(bào)表和統(tǒng)計(jì)可視化圖表，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的數(shù)據(jù)化與科學(xué)化。

三、合同檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1、提高合同管理效率

  合同檔案管理系統(tǒng)可以通過數(shù)字化、自動(dòng)化和集成化的手段，實(shí)現(xiàn)合同管理的高效、規(guī)范和安全。企業(yè)可以通過系統(tǒng)的電子文檔和自動(dòng)化流程，快速完成合同的創(chuàng)建、審核、簽署、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)，減少人工干預(yù)，提高工作效率。

2、降低合同管理成本

  合同檔案管理系統(tǒng)可以通過數(shù)字化、自動(dòng)化和集成化的手段，減少合同管理的人力、物力和時(shí)間成本。企業(yè)可以通過系統(tǒng)的模板化合同文本、自動(dòng)化審核流程、電子簽名等功能，降低合同編寫、審核、簽署、歸檔等環(huán)節(jié)的成本。

3、避免合同風(fēng)險(xiǎn)

  合同檔案管理系統(tǒng)可以通過數(shù)字化、自動(dòng)化和集成化的手段，提高合同管理的規(guī)范和安全。企業(yè)可以通過系統(tǒng)的提醒和報(bào)警功能，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和報(bào)表，深入了解合同情況，預(yù)防合同糾紛。

四、會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用案例

1、某集團(tuán)公司合同檔案管理系統(tǒng)

  廣州某集團(tuán)公司是一家大型企業(yè)集團(tuán)，其集團(tuán)業(yè)務(wù)涉及房地產(chǎn)、礦業(yè)、餐飲、機(jī)械、能源等多個(gè)領(lǐng)域。為了規(guī)范單位合同管理，提高合同管理效率，該集團(tuán)引入了合同檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)通過數(shù)字化和自動(dòng)化的手段，實(shí)現(xiàn)了合同管理的高效和規(guī)范，同時(shí)也提高了合同管理的安全性。系統(tǒng)的應(yīng)用，有效地解決了合同管理過程中的重復(fù)工作、信息不對(duì)稱、風(fēng)險(xiǎn)控制等問題，通過會(huì)博通系統(tǒng)的權(quán)限管理體系，定義集團(tuán)內(nèi)部人員的檔案利用邊界，并結(jié)合規(guī)范化的借還管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還申請(qǐng)、登記、統(tǒng)計(jì)的管理流程，既滿足了業(yè)務(wù)的需要，又符合安全管理需求。

2、集團(tuán)合同檔案管理系統(tǒng)

  南方電器采用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型 ，實(shí)現(xiàn)合同、檔案一體化管理，為了規(guī)范合同管理，提高行業(yè)服務(wù)質(zhì)量會(huì)博通軟件科技憑著多年的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和成熟的技術(shù)，為南方電器建立了一套能同時(shí)涵蓋合同管理及檔案管理的解決方案，實(shí)現(xiàn)了合同從起草、錄入、審批、整理、掃描上傳到歸檔入庫、編研、利用以及銷毀的全生命周期管理，以及綜合檔案的全流程無紙化管理。

  會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)是一款企業(yè)合同管理的重要工具，通過系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)合同檔案數(shù)字化、自動(dòng)化與集成化，并且有效提高合同管理的效率、規(guī)范與安全，為企業(yè)未來長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力的支持。

推薦閱讀：

【案例】南方電器：會(huì)博通賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型  實(shí)現(xiàn)合同、檔案一體化管理

會(huì)博通合同檔案管理解決方案：貫穿合同管理全流程，推動(dòng)業(yè)務(wù)高效開展！

綜合文檔管理系統(tǒng)解決方案取代紙化文檔管理

會(huì)博通合同管理系統(tǒng):真正的客戶關(guān)系，建立在合同簽訂之后？