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公文檔案管理系統(tǒng)解決方案——實(shí)現(xiàn)公文交互信息化管控
公文管理需做到全流程電子化，完成規(guī)范的公文交互以及管理是各地機(jī)關(guān)、企業(yè)、各種組織一直在努力加強(qiáng)改善的問(wèn)題。比如個(gè)人與部門(mén)交互、個(gè)人與單位交互、單位與單位之間的交互、部門(mén)與部門(mén)之間的交互、甚至的系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的交互去需做到交互規(guī)范與可流程化，還需把握上行文、平行文、下行文等多種公文內(nèi)容，因此，目前很多機(jī)構(gòu)、企業(yè)會(huì)采用會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)解決方案解決公文管理的規(guī)范及靈活，實(shí)現(xiàn)了辦文的一體化、移動(dòng)化、信息化。
公文就是指公務(wù)文書(shū)，古代也稱為“牒牘”，現(xiàn)今通常就是中法定機(jī)關(guān)、企業(yè)、機(jī)構(gòu)、企業(yè)、其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力與規(guī)范的文體。所以很多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)凡是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會(huì)通過(guò)公文來(lái)傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，以保證協(xié)調(diào)各類(lèi)關(guān)系，決定事務(wù)并且讓工作正確地、及時(shí)高效地進(jìn)行。那么他們是怎么管理公文檔案的？下面便來(lái)分析一下：
傳統(tǒng)公文交互的痛點(diǎn)：
① 管理種類(lèi)多紛雜：上文請(qǐng)示、通知、下達(dá)任務(wù)、會(huì)議紀(jì)要等多類(lèi)型公文
②手工辦理環(huán)節(jié)多：從擬稿、會(huì)簽、發(fā)文、收文等環(huán)節(jié)全靠手工處理，容易出錯(cuò)，周期長(zhǎng)。
③擬稿難以統(tǒng)一規(guī)范：公文本身針對(duì)格式、用詞、字體、字號(hào)都有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)要求，人工難以把控。
④ 公文處理不及時(shí)：線下公文流轉(zhuǎn)程序過(guò)于繁瑣，涉及單位、人員多，不能及時(shí)完成。
那么采用了會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)解決方案，即可實(shí)現(xiàn)公文交互信息化管控，并且規(guī)范化處理各種公文交互問(wèn)題。
1、公文檔案全生命周期管理體系
會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)提供滿足從公文檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、過(guò)期檔案處理的檔案全生命周期管理體系與對(duì)應(yīng)的管理功能，并對(duì)公文的出入庫(kù)，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請(qǐng)與登記功能，并可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)公文資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；
2、公文規(guī)范化整理
會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)支持符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的公文檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，管理員每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎(chǔ)上套取打印模板并調(diào)整打印格式；
3、快速查詢所需公文
會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)軟件是支持智能關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類(lèi)自然語(yǔ)言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能和授權(quán)決定；
4、保證公文的安全管理
會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)是具有完善的安全機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)靈活的權(quán)限設(shè)置與多級(jí)管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對(duì)用戶進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。
5、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)
數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不管在什么行業(yè)與運(yùn)用之下都是大家關(guān)注點(diǎn)，會(huì)博通公文檔案管理系統(tǒng)可對(duì)庫(kù)存公文檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)公文種類(lèi)、公文密級(jí)、公文保管期限、數(shù)字公文不同多維度精準(zhǔn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，還能夠在每一個(gè)公文管理分類(lèi)的屬性頁(yè)面中，都帶有自定義統(tǒng)計(jì)功能。
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