如何做好企業(yè)文檔管理？你得掌握這3個(gè)關(guān)鍵！
2022/9/14 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
現(xiàn)代管理學(xué)之父德魯克曾說(shuō)：無(wú)論在西方還是東方，知識(shí)一直被視為道的存在，但幾乎一夜之間，它就變?yōu)槠鞯拇嬖?，從而成為一種資源，一種實(shí)用利器。在當(dāng)下，知識(shí)本身就是生產(chǎn)力，企業(yè)擁有知識(shí)，就擁有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。那么我們?nèi)绾卧谄髽I(yè)中梳理、積淀知識(shí)？如何應(yīng)用系統(tǒng)工具進(jìn)行知識(shí)管理？要解決這些問(wèn)題，關(guān)鍵在于文檔管理。
文檔管理指的是對(duì)文檔、電子表格、圖形、影像掃描文檔的存儲(chǔ)、分類(lèi)、查閱和檢索等管控工作。在企業(yè)中做好文檔管理工作，可有效地挖掘企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)、有助于提高企業(yè)員工的能力、推動(dòng)知識(shí)應(yīng)用和技術(shù)創(chuàng)新。
01企業(yè)文檔管理面臨的3個(gè)問(wèn)題
然而，企業(yè)知識(shí)固然重要，但要將企業(yè)文檔管控好，并不容易。經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、結(jié)合會(huì)博通三十多年與用戶進(jìn)行需求對(duì)接，會(huì)博通總結(jié)出企業(yè)在文檔管理當(dāng)中亟需解決的3個(gè)問(wèn)題。
問(wèn)題1：企業(yè)知識(shí)內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)眾多，如何收集和分類(lèi)？
問(wèn)題2：面對(duì)大量的知識(shí)文檔，用戶如何快速定位和檢索？
問(wèn)題3：當(dāng)企業(yè)知識(shí)被統(tǒng)一管理，如何確保文檔利用安全？
02企業(yè)文檔高效管理的3個(gè)路徑
1）創(chuàng)建信息化文檔管理平臺(tái)
要解決企業(yè)知識(shí)內(nèi)容復(fù)雜、系統(tǒng)眾多，不知如何收集和分類(lèi)的痛點(diǎn)，需要我們創(chuàng)建一個(gè)統(tǒng)一的信息化文檔管理平臺(tái)。這一平臺(tái)要求能夠滿足各環(huán)節(jié)文檔管理人員可以通過(guò)相應(yīng)的系統(tǒng)流程完成企業(yè)文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，并且要擁有科學(xué)的分類(lèi)框架，以便后續(xù)查閱。
（會(huì)博通模板展示）
會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)擁有全面自定義的文檔管理架構(gòu)，文檔分類(lèi)涵蓋企業(yè)文檔所有類(lèi)型，每個(gè)文件都可單獨(dú)定義屬性標(biāo)簽，實(shí)行精細(xì)化管理；類(lèi)結(jié)構(gòu)模板與文件正文模板可全面自定義。
2）簡(jiǎn)單化企業(yè)文檔利用方式
傳統(tǒng)的文檔利用，需要經(jīng)過(guò)層層的線下簽字審核并逐一查找，非常耗時(shí)，嚴(yán)重降低檔案利用率，不利于企業(yè)發(fā)展。企業(yè)文檔高效管理的第2個(gè)要求是要簡(jiǎn)單化文檔利用方式。這要求企業(yè)信息化文檔管理平臺(tái)，需要配備完善的文檔搜索和借還功能，支持線上流程化的方式，縮短文檔借閱周期。
（會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)搜索功能）
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)擁有靈活的流程與協(xié)作功能，可將信息與流程融為一體，每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)；與郵件網(wǎng)關(guān)結(jié)合，可為用戶依權(quán)限配置互聯(lián)網(wǎng)郵箱，讓外部人員參與流程處理。此外會(huì)博通還擁有強(qiáng)大的文檔搜索引擎，搜索結(jié)果可根據(jù)權(quán)限輸出，可高亮關(guān)鍵詞并返回最佳匹配段落；經(jīng)常需要搜索的內(nèi)容，可通過(guò)搜索類(lèi)展現(xiàn)，檢索范圍可以是整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以是具體某個(gè)檔案分類(lèi)。
3）建立健全文檔權(quán)限管理體系
企業(yè)文檔的高效利用、便捷利用在一定程度上與文檔安全是相互矛盾的，這要求企業(yè)要不斷提升或者說(shuō)借助技術(shù)，使這兩個(gè)要求能夠統(tǒng)合起來(lái)。這要求，系統(tǒng)中的每個(gè)分類(lèi)都應(yīng)該單獨(dú)設(shè)置權(quán)限。授權(quán)對(duì)象、權(quán)限內(nèi)的訪問(wèn)密度和操作行為可以根據(jù)工作需要靈活設(shè)置。各種授權(quán)方式和支點(diǎn)可深入定義每個(gè)用戶在模塊中對(duì)每個(gè)信息的可操作行為，靈活滿足企業(yè)的精細(xì)管理需求。
（會(huì)博通文檔管理授權(quán)圖示）
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)擁有與工作職能相適應(yīng)的權(quán)限管理：授權(quán)范圍可選擇文件夾或具體文件；授權(quán)對(duì)象可以使組織、個(gè)人或職務(wù)變量；操作權(quán)限可與密級(jí)交叉授予；可區(qū)分閱讀條目與內(nèi)容權(quán)限；可區(qū)分創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的權(quán)限。
會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，基于知識(shí)管理理念，針對(duì)企業(yè)文檔管理需求，通過(guò)上傳下載、預(yù)覽編輯、流程審批，幫助企業(yè)進(jìn)行文檔全生命周期管理，激活智力資源。
在企業(yè)管理中，文檔是知識(shí)的沉淀，是企業(yè)軟實(shí)力的積累，利用先進(jìn)的企業(yè)文檔管理工具，可以避免因?yàn)槲臋n管理不善而造成企業(yè)知識(shí)流失以及協(xié)作效率低下等問(wèn)題。會(huì)博通，一款高效能的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，用豐富、專(zhuān)業(yè)的文檔管理應(yīng)用，創(chuàng)造性賦能企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展。
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