文檔管理系統(tǒng)：實時監(jiān)控文檔操作痕跡，文檔管理更安全！
2022/9/5 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 743
在企業(yè)文檔管理工作中，你是否常常擔心保密性的財務文檔容易泄密丟失、技術型文檔容易遭盜竊、員工離職帶走企業(yè)內(nèi)部重要文檔？在以知識構(gòu)建企業(yè)壁壘的時代，企業(yè)文檔安全管理非常重要，如何構(gòu)筑更為安全的文檔管控環(huán)境，成為大家普遍關注的話題。
目前市面上的文檔管理軟件提供的安全管理策略包括文檔存儲備份恢復、權限控制、IP限制安全策略、機器指紋、放擴散水印、數(shù)字證書、登錄安全、網(wǎng)絡加密傳輸?shù)取?/span>
以上方式能夠有效保障文檔存儲、利用安全。在此基礎上，能否再讓文檔安全管控更進一步？除慣常的安全保障應用外，會博通為用戶補充了實時監(jiān)控功能。通過該功能，系統(tǒng)管理員可隨時查看用戶登入登出、用戶活躍度、用戶在線、用戶注冊等情況，從細微之處保障企業(yè)文檔安全。
01實時監(jiān)控用戶登入登出情況
會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，可實時記錄用戶登入、登出的實時動態(tài)。顯示內(nèi)容包括用戶登入登出的IP，實際地址，時間和設備信息等。通過該功能，系統(tǒng)管理人員除了可隨時查看用戶登錄情況，并將查詢結(jié)果導出到Excel 文件當中，作為各項泄密糾紛的追溯證據(jù)。
除單個用戶登錄記錄外，系統(tǒng)還提供用戶登錄情況統(tǒng)計查詢功能。用戶登錄情況可按日、月、年等時間段進行用戶登錄情況統(tǒng)計。
02實時監(jiān)控業(yè)務流程執(zhí)行情況
在會博通文檔管理系統(tǒng)當中，流程的監(jiān)控對象是組織與用戶，流程監(jiān)控時，實時監(jiān)控窗口顯示的是所所選定的組織分支節(jié)點所有用戶的實時操作情況，而其它的統(tǒng)計匯總圖則是針對整個會博通數(shù)據(jù)庫而言的。
組織架構(gòu)是業(yè)務流程的監(jiān)控對象，即按組織架構(gòu)和用戶監(jiān)控流程的執(zhí)行情況，包括流程處理的實時監(jiān)控、流程單匯總、按時間段統(tǒng)計流程單信息、統(tǒng)計流程參與情況信息等。選擇組織架構(gòu)上的某一個分支節(jié)點，可實時監(jiān)控該節(jié)點所有用戶的業(yè)務流程處理情況。
與組織架構(gòu)聯(lián)動，實時監(jiān)控所選定的組織架構(gòu)分支節(jié)點的業(yè)務流程處理操作情況，未選定節(jié)點時，監(jiān)控整個數(shù)據(jù)庫。
03應用操作信息監(jiān)控
應用操作信息，是指對知識框架上的類型與具體信息的創(chuàng)建、修改與管理操作，其監(jiān)控的對象是知識框架上的選定節(jié)點。對應用的監(jiān)控頁面，包括知識框架、實時監(jiān)控窗口，以及管理對象（大類）的統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。
在知識框架上，選定一個分支節(jié)點，實時監(jiān)控該分支節(jié)點的操作情況。未選定分支節(jié)點時，表示對整個知識框架的操作進行監(jiān)控；實時監(jiān)控窗口是與知識框架聯(lián)動的，點選知識框架上的節(jié)點，實時監(jiān)控窗口顯示的就是用戶對于該知識分支的操作情況；應用操作統(tǒng)計，即管理對象（大類）統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括各大類的類型數(shù)量、文件夾數(shù)量、案卷數(shù)量、文件條目總數(shù)和容量等。
目前市面上的文檔管理軟件提供的安全管理策略包括文檔存儲備份恢復、權限控制、IP限制安全策略、機器指紋、放擴散水印、數(shù)字證書、登錄安全、網(wǎng)絡加密傳輸?shù)取?/span>
以上方式能夠有效保障文檔存儲、利用安全。在此基礎上，能否再讓文檔安全管控更進一步？除慣常的安全保障應用外，會博通為用戶補充了實時監(jiān)控功能。通過該功能，系統(tǒng)管理員可隨時查看用戶登入登出、用戶活躍度、用戶在線、用戶注冊等情況，從細微之處保障企業(yè)文檔安全。
01實時監(jiān)控用戶登入登出情況
會博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，可實時記錄用戶登入、登出的實時動態(tài)。顯示內(nèi)容包括用戶登入登出的IP，實際地址，時間和設備信息等。通過該功能，系統(tǒng)管理人員除了可隨時查看用戶登錄情況，并將查詢結(jié)果導出到Excel 文件當中，作為各項泄密糾紛的追溯證據(jù)。
除單個用戶登錄記錄外，系統(tǒng)還提供用戶登錄情況統(tǒng)計查詢功能。用戶登錄情況可按日、月、年等時間段進行用戶登錄情況統(tǒng)計。
02實時監(jiān)控業(yè)務流程執(zhí)行情況
在會博通文檔管理系統(tǒng)當中，流程的監(jiān)控對象是組織與用戶，流程監(jiān)控時，實時監(jiān)控窗口顯示的是所所選定的組織分支節(jié)點所有用戶的實時操作情況，而其它的統(tǒng)計匯總圖則是針對整個會博通數(shù)據(jù)庫而言的。
組織架構(gòu)是業(yè)務流程的監(jiān)控對象，即按組織架構(gòu)和用戶監(jiān)控流程的執(zhí)行情況，包括流程處理的實時監(jiān)控、流程單匯總、按時間段統(tǒng)計流程單信息、統(tǒng)計流程參與情況信息等。選擇組織架構(gòu)上的某一個分支節(jié)點，可實時監(jiān)控該節(jié)點所有用戶的業(yè)務流程處理情況。
與組織架構(gòu)聯(lián)動，實時監(jiān)控所選定的組織架構(gòu)分支節(jié)點的業(yè)務流程處理操作情況，未選定節(jié)點時，監(jiān)控整個數(shù)據(jù)庫。
03應用操作信息監(jiān)控
應用操作信息，是指對知識框架上的類型與具體信息的創(chuàng)建、修改與管理操作，其監(jiān)控的對象是知識框架上的選定節(jié)點。對應用的監(jiān)控頁面，包括知識框架、實時監(jiān)控窗口，以及管理對象（大類）的統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。
在知識框架上，選定一個分支節(jié)點，實時監(jiān)控該分支節(jié)點的操作情況。未選定分支節(jié)點時，表示對整個知識框架的操作進行監(jiān)控；實時監(jiān)控窗口是與知識框架聯(lián)動的，點選知識框架上的節(jié)點，實時監(jiān)控窗口顯示的就是用戶對于該知識分支的操作情況；應用操作統(tǒng)計，即管理對象（大類）統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括各大類的類型數(shù)量、文件夾數(shù)量、案卷數(shù)量、文件條目總數(shù)和容量等。
企業(yè)文檔安全與企業(yè)成長發(fā)展息息相關，會博通希望通過工具軟件，能夠幫助切實、全面地保障文檔安全。
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