選擇企業(yè)檔案管理軟件的5大理由，總有一個“戳”到您
2022/8/10 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 945
企業(yè)有必要進行檔案管理嗎？為什么要進行檔案管理？啟用一套新的系統(tǒng)是一項支出，還是一項投資？企業(yè)檔案管理軟件能帶來怎樣的回報？企業(yè)檔案是企業(yè)最為規(guī)范的企業(yè)專有知識，為了盡可能選取一套高性價比，與企業(yè)需求高度匹配的軟件系統(tǒng)，我們往往需要進行多維度考察與評測。
會博通在三十多年的發(fā)展歷程中，接觸過數(shù)以萬計的需求對接。這些需求，多年來一直“躺”在會博通案例剖析檔案當中。為了更清楚地為大家呈現(xiàn)“檔案管理”應用場景，筆者隱掉具體企業(yè)信息，將這些痛點需求，拿出來給大家溜溜。
某公司研發(fā)部門經(jīng)理，在兩年前，找到會博通期望通過一套軟件系統(tǒng)，表示希望能夠實現(xiàn)研發(fā)檔案的安全管理。技術人員在跟該經(jīng)理對接需求的過程中發(fā)現(xiàn)，推動企業(yè)作出這一決定的事情是，原本每年3月份上新的新品預言項目，被競爭對手搶先一個月上線。競爭對手所上線的產品外觀和功能與公司3月份即將上線的產品幾乎一模一樣，最終導致該預言項目直接“流產”。后來，經(jīng)過調查發(fā)現(xiàn)，項目設計方案在不同的人之間轉手時被競爭對手竊取，比該公司搶先一步研發(fā)出產品，搶占了市場先機。
同樣也是在兩年前，某化妝品老企業(yè)期望通過打造個人ip來塑造企業(yè)品牌，樹立一個比較正面的企業(yè)形象，增加客戶的認知力和信任度。但他們在找歷史沿革的資料時，發(fā)現(xiàn)非常的耗時而且困難。常常一份文件要找半天，而且文件與文件之間的關聯(lián)系，沒有建立起來，某一主題的內容，完全不能形成體系。這一度讓該企業(yè)品牌負責人很頭大。耗時好幾個月，終于勾勒出一個大概的形象之后，該公司市場負責人覺得，品牌工作不能總搞得怎么困難，為了長期永續(xù)的發(fā)展，得從現(xiàn)在開始積累內容才行，于是乎他們找到了會博通。
不少企業(yè)都是因為遇到了某個具體問題，才意識到構建檔案管理系統(tǒng)必要性。事實上，檔案管理發(fā)生在企業(yè)發(fā)展的各個階段，屬于積累性的工作，越早做，積累下的內容就越多。這些內容，在企業(yè)后續(xù)的運營管理中，能起到的保障、輔助價值就越大。
從更全面的角度說，選擇企業(yè)檔案管理軟件一般有5個必要性。
01企業(yè)檔案是重要的憑證和依據(jù)
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的基礎，是企業(yè)各項活動的記錄者，同時也是企業(yè)各項發(fā)展的參考材料和依據(jù)。完備豐富的企業(yè)檔案對宣傳企業(yè)具有很強的說服力。檔案資料的齊全、準確為企業(yè)各項發(fā)展提供了堅實有力的支撐。
02企業(yè)檔案具有重要的存史作用
企業(yè)檔案涉及的內容廣泛，能夠較全面、真實、系統(tǒng)地反應企業(yè)發(fā)展過程的各個環(huán)節(jié)，詳細記錄企業(yè)生產經(jīng)營發(fā)展的方方面面。文字記載、照片、錄像、錄音等不同載體的創(chuàng)作材料作為輔助說明，為企業(yè)編史修志奠定了堅實的基礎。
03企業(yè)檔案具有服務生產建設的作用
在企業(yè)生產建設中，檔案有其是科技檔案具有不可替代的特殊作用?？萍紮n案是企業(yè)應有的科技儲備。企業(yè)擁有豐富的科技檔案，標志著企業(yè)具有雄厚的科技資源，企業(yè)的發(fā)展就有后勁、有前途；擁有完整的科技檔案、科研、生產、建設活動，就可以有序、高效地推進；通過檔案資源的收集整理、提供利用，可以最大限度地減少成本和損失，為企業(yè)創(chuàng)造收益和利潤作出直接貢獻。
04企業(yè)檔案是決策生產指導的依據(jù)
檔案詳細地記錄了企業(yè)組織機構沿革、領導人任免、企業(yè)規(guī)模、人員構成、生產任務的完場情況等，能夠較為全面、真實、系統(tǒng)地反應企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)。因此，這也是企業(yè)管理者了解方針政策和上級知識的憑證材料，是熟悉情況、制定計劃、總結工作、處理問題的參考資料。充分利用檔案資料有助于提高企業(yè)工作效率和質量。
05企業(yè)檔案是展示企業(yè)形象的載體
記錄著企業(yè)歷史的檔案能充分反映出企業(yè)文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業(yè)文化底蘊，對鼓舞員工士氣，家法院共熱情，增強員工對企業(yè)的榮譽感、信任感、自豪感，都有著非同尋常的作用。企業(yè)文化建設需要企業(yè)檔案作為依據(jù)，同時企業(yè)文化也需要企業(yè)檔案去傳播。檔案管理系統(tǒng)建成后，不僅可以縮短部門間的溝通距離，也讓信息采集更為方便快捷，最大限度發(fā)揮企業(yè)檔案價值，達到真正的資源共享，使企業(yè)成為知識型、學習型組織。
“要是早一點意識到要裝企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就好了”，偶爾會聽到不少企業(yè)由于缺乏檔案而出現(xiàn)運營管理困難時，會發(fā)出這樣感嘆。這跟老生常談的栽樹理論有點像，“種一棵樹最好的時間是十年前，而后是現(xiàn)在”。
會博通在三十多年的發(fā)展歷程中，接觸過數(shù)以萬計的需求對接。這些需求，多年來一直“躺”在會博通案例剖析檔案當中。為了更清楚地為大家呈現(xiàn)“檔案管理”應用場景，筆者隱掉具體企業(yè)信息，將這些痛點需求，拿出來給大家溜溜。
某公司研發(fā)部門經(jīng)理，在兩年前，找到會博通期望通過一套軟件系統(tǒng)，表示希望能夠實現(xiàn)研發(fā)檔案的安全管理。技術人員在跟該經(jīng)理對接需求的過程中發(fā)現(xiàn)，推動企業(yè)作出這一決定的事情是，原本每年3月份上新的新品預言項目，被競爭對手搶先一個月上線。競爭對手所上線的產品外觀和功能與公司3月份即將上線的產品幾乎一模一樣，最終導致該預言項目直接“流產”。后來，經(jīng)過調查發(fā)現(xiàn)，項目設計方案在不同的人之間轉手時被競爭對手竊取，比該公司搶先一步研發(fā)出產品，搶占了市場先機。
同樣也是在兩年前，某化妝品老企業(yè)期望通過打造個人ip來塑造企業(yè)品牌，樹立一個比較正面的企業(yè)形象，增加客戶的認知力和信任度。但他們在找歷史沿革的資料時，發(fā)現(xiàn)非常的耗時而且困難。常常一份文件要找半天，而且文件與文件之間的關聯(lián)系，沒有建立起來，某一主題的內容，完全不能形成體系。這一度讓該企業(yè)品牌負責人很頭大。耗時好幾個月，終于勾勒出一個大概的形象之后，該公司市場負責人覺得，品牌工作不能總搞得怎么困難，為了長期永續(xù)的發(fā)展，得從現(xiàn)在開始積累內容才行，于是乎他們找到了會博通。
不少企業(yè)都是因為遇到了某個具體問題，才意識到構建檔案管理系統(tǒng)必要性。事實上，檔案管理發(fā)生在企業(yè)發(fā)展的各個階段，屬于積累性的工作，越早做，積累下的內容就越多。這些內容，在企業(yè)后續(xù)的運營管理中，能起到的保障、輔助價值就越大。
從更全面的角度說，選擇企業(yè)檔案管理軟件一般有5個必要性。
01企業(yè)檔案是重要的憑證和依據(jù)
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的基礎，是企業(yè)各項活動的記錄者，同時也是企業(yè)各項發(fā)展的參考材料和依據(jù)。完備豐富的企業(yè)檔案對宣傳企業(yè)具有很強的說服力。檔案資料的齊全、準確為企業(yè)各項發(fā)展提供了堅實有力的支撐。
02企業(yè)檔案具有重要的存史作用
企業(yè)檔案涉及的內容廣泛，能夠較全面、真實、系統(tǒng)地反應企業(yè)發(fā)展過程的各個環(huán)節(jié)，詳細記錄企業(yè)生產經(jīng)營發(fā)展的方方面面。文字記載、照片、錄像、錄音等不同載體的創(chuàng)作材料作為輔助說明，為企業(yè)編史修志奠定了堅實的基礎。
03企業(yè)檔案具有服務生產建設的作用
在企業(yè)生產建設中，檔案有其是科技檔案具有不可替代的特殊作用?？萍紮n案是企業(yè)應有的科技儲備。企業(yè)擁有豐富的科技檔案，標志著企業(yè)具有雄厚的科技資源，企業(yè)的發(fā)展就有后勁、有前途；擁有完整的科技檔案、科研、生產、建設活動，就可以有序、高效地推進；通過檔案資源的收集整理、提供利用，可以最大限度地減少成本和損失，為企業(yè)創(chuàng)造收益和利潤作出直接貢獻。
04企業(yè)檔案是決策生產指導的依據(jù)
檔案詳細地記錄了企業(yè)組織機構沿革、領導人任免、企業(yè)規(guī)模、人員構成、生產任務的完場情況等，能夠較為全面、真實、系統(tǒng)地反應企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)。因此，這也是企業(yè)管理者了解方針政策和上級知識的憑證材料，是熟悉情況、制定計劃、總結工作、處理問題的參考資料。充分利用檔案資料有助于提高企業(yè)工作效率和質量。
05企業(yè)檔案是展示企業(yè)形象的載體
記錄著企業(yè)歷史的檔案能充分反映出企業(yè)文化思想的歷史原貌，這些豐富的檔案積淀著深厚的企業(yè)文化底蘊，對鼓舞員工士氣，家法院共熱情，增強員工對企業(yè)的榮譽感、信任感、自豪感，都有著非同尋常的作用。企業(yè)文化建設需要企業(yè)檔案作為依據(jù)，同時企業(yè)文化也需要企業(yè)檔案去傳播。檔案管理系統(tǒng)建成后，不僅可以縮短部門間的溝通距離，也讓信息采集更為方便快捷，最大限度發(fā)揮企業(yè)檔案價值，達到真正的資源共享，使企業(yè)成為知識型、學習型組織。
“要是早一點意識到要裝企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就好了”，偶爾會聽到不少企業(yè)由于缺乏檔案而出現(xiàn)運營管理困難時，會發(fā)出這樣感嘆。這跟老生常談的栽樹理論有點像，“種一棵樹最好的時間是十年前，而后是現(xiàn)在”。
會博通堅信，一個向上發(fā)展的企業(yè)，長期主義導向必不可少。近些年，會博通一步一個腳印，將更多的檔案管理應用與企業(yè)需求進行了深度結合，打造了無數(shù)經(jīng)典的企業(yè)實戰(zhàn)案例。未來，會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)將不斷與更多優(yōu)質的企業(yè)攜手共贏、向上成長，期待與您相伴、相遇。
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