如何實現(xiàn)機動車檔案電子化管理降本增效

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，車輛保有量和駕駛?cè)藬?shù)量逐步上升，智研咨詢發(fā)布《2021-2027年中國汽車行業(yè)競爭格局分析及投資前景規(guī)劃報告》數(shù)據(jù)顯示：2020年中國汽車保有量達2.81億輛，較2019年增加了0.21億輛，同比增長8.08%。此外，公安部交通管理局在《2018年道路交通管理工作要點》明確，積極推廣社會代辦服務(wù)，擴大機動車登記服務(wù)覆蓋面。在市場和政策的雙重因素下，對機動車檔案電子化管理提出了更高的現(xiàn)代化、信息化要求。

近期，公安部交通管理局組織研發(fā)了公安交通管理綜合應(yīng)用平臺專網(wǎng)服務(wù)系統(tǒng)，推動專網(wǎng)服務(wù)平臺、二手車市場、機動車安全技術(shù)檢驗機構(gòu)、汽車報廢回收企業(yè)、銀行選擇汽車銷售單位、保險公司6類社會機構(gòu)，開展代辦注冊登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、抵押登記、注銷登記及檢驗標(biāo)志核發(fā)等業(yè)務(wù)。

一、機動車檔案管理需求劇增

隨著機動車和駕駛?cè)吮Ｓ辛康牟粩嘣黾?，檔案數(shù)量也急劇增長。為了進一步加強車駕管檔案管理，提高檔案管理水平，近日，縣公安局交警大隊車管所結(jié)合自身實際，多措并舉，組織專人對車管所檔案進行全面整頓，整理完善和規(guī)范保存各類檔案資料，取得了顯著成效。

為確保檔案統(tǒng)一，車管所組織人員對機動車登記規(guī)定、駕駛證申領(lǐng)以及檔案管理存放等知識進行學(xué)習(xí)，制定完善了檔案管理收集、整理、立卷、移交、借（查）閱等工作規(guī)范，堅持用制度管理檔案。與此同時，按照小型汽車、三小車輛和駕駛證三大塊業(yè)務(wù)，分類整理，嚴格按照檔案管理要求對保管期限、歸檔范圍進行編碼，進一步完善紙質(zhì)、電子、聲像等資料管理，確保檔案的完整性。

截止目前，車管所已完成各類檔案資料整理、歸檔8000余份，相關(guān)工作仍在有條不紊進行中。

二、機動車檔案管理案例

房芬，女，1972年出生，從軍從警26年，現(xiàn)任深圳市公安局交警支隊車輛管理處檔案科二級警員。從警以來，房芬獲市局個人嘉獎、深圳警務(wù)孺子牛等榮譽。

日常工作中，房芬主要負責(zé)全市機動車遷出檔案的審核歸檔。每天，房芬面臨數(shù)百份車輛遷出檔案，需要她嚴謹細致，逐一進行查閱比對、審核歸檔、裝訂封包等，每個步驟每天要重復(fù)數(shù)百次，雖然枯燥繁瑣，但又必須心細如發(fā)、火眼金睛，既要保質(zhì)保量還要在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)完成。

遇到業(yè)務(wù)高峰時，房芬總能克服時間緊、任務(wù)重、人手不足的壓力，不等不靠，硬是憑著女性特有的細致、耐心、認真和執(zhí)著精神，為全市機動車遷出業(yè)務(wù)牢牢守住質(zhì)量關(guān)、安全關(guān)。

今年以來，受新冠肺炎疫情的影響，全市機動車遷出業(yè)務(wù)積壓嚴重，為妥善高效解決群眾辦理機動車業(yè)務(wù)，按時辦結(jié)各項業(yè)務(wù)，房芬主動思考，利用節(jié)假日、周末休息時間，加班加點，進一步優(yōu)化機動車遷出核檔各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)流程，在堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求的同時，最大限度地減少因疫情和業(yè)務(wù)量激增所造成的影響，保障了全市機動車遷出業(yè)務(wù)的高質(zhì)高效完成，滿足了群眾集中辦理業(yè)務(wù)的需求。

“以往遇到歷史遺留問題的檔案需走調(diào)查流程，所需時間少則一周，多則一個月以上，車主無法按時落戶、臨牌面臨過期等一系列矛盾接踵而來?！狈糠艺f。

由上述案例中，這些對檔案管理工作人員特有的細致、耐心、認真和執(zhí)著精神都代表著部門形象；然后在實際工作中，單個車管所面對每月的材料數(shù)據(jù)，檔案的歸檔質(zhì)量監(jiān)管環(huán)節(jié)薄弱，歸檔錯誤及遺漏歸檔時有發(fā)生，事后補救難。主要表現(xiàn)在：檔案治理分散，沒有集中治理，不便查找；部分檔案歸檔不及時，造成檔案遺失；檔案掃描原件查找困難，部分檔案儲存不夠安全；檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)等。

因此，會博通在檔案管理技術(shù)和對行業(yè)多年的探索總結(jié)，針對機動車檔案歸檔壓力大的現(xiàn)狀，推出“檔案痕跡化智能分類歸檔管理系統(tǒng)”。

1、一站式解決方案，檔案管理全生命周期安排得"明明白白"

“檔案痕跡化智能分類歸檔管理系統(tǒng)”協(xié)助負責(zé)各環(huán)節(jié)的文檔管理人員，通過相應(yīng)的系統(tǒng)流程，即可完成企業(yè)文檔從采集、錄入、整理、歸檔到再利用等工作，跨部門、跨地域地實現(xiàn)文檔的全生命周期管理。同時，系統(tǒng)會清晰記錄文檔流轉(zhuǎn)痕跡、流程審批結(jié)果等，文檔流轉(zhuǎn)的每一步都"安排"得明明白白。

2、一鍵搜借，讓文件檔案應(yīng)用不再"卡殼兒"

該系統(tǒng)對接在檔案電子材料歸檔前進行智能識別比對，將比對結(jié)果直接返回至審核崗，供審核人員進行處理，檔案全部通過不缺失，可直接歸檔；檔案不通過的，人工復(fù)核后，可繼續(xù)歸檔或重新采集。通過流程借還：通過企業(yè)文檔借還功能，員工通過流程申請領(lǐng)導(dǎo)線上審批后，即可線上或線下進行取用，擺脫紙質(zhì)審批的低效桎梏;同時，借用人、用途、借用時間等都會一一記錄，以便后續(xù)追蹤。更完善的是，系統(tǒng)還會提供歸還提醒功能、文檔利用統(tǒng)計功能，助力企業(yè)文檔應(yīng)用更加規(guī)范。

巧用企業(yè)文檔管理軟件，能讓企業(yè)的高效文檔管理變得更簡單，管理人員不用再愁企業(yè)文檔管理怎么做的問題。而說到功能完善、好用、易部署的文檔一體化管理平臺，則少不了會博通軟件科技推出的文檔一體化管理軟件;是國內(nèi)最早的文檔一體化管理軟件之一。

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