系統(tǒng)、全面的企業(yè)證照管理系統(tǒng)如何打造？制造行業(yè)實操案例分享

企業(yè)證照管理所涵蓋的范疇更為廣泛，比如，營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等經(jīng)營類執(zhí)照，質(zhì)量體系認定證書、高新技術(shù)企業(yè)認定證書、儀器儀表的檢定證書等資質(zhì)性證件以及土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證等財產(chǎn)性證件，個人的身份證、學(xué)歷學(xué)位證、駕駛證、技術(shù)職稱證書等，當(dāng)然這些都是會博通證照管理系統(tǒng)的適應(yīng)范圍。

 企業(yè)在不斷發(fā)展，專利、資質(zhì)、榮譽等證照也在不斷增多,如何妥善存管各類證照,成為亟需解決的問題：如何有序保存證照？如何避免證照過期失效？如何方便員工查詢和應(yīng)用，同時避免惡意擴散？……

日前，新天科技與會博通攜手,打造企業(yè)證照文件一體化管理平臺。平臺以證照文件管理系統(tǒng)服務(wù)為核心,結(jié)合流程管理、物聯(lián)網(wǎng)及防擴散等應(yīng)用體系,為高效、有序的證照文件管理提供信息化支持。

1、自定義+企業(yè)需求,實現(xiàn)證照管理系統(tǒng)有序化

(1)自定義管理分類

根據(jù)新天科技的管理需求,系統(tǒng)按證照類型劃分為通用類、專用類、員工資質(zhì)證照三大類,靈活定義,確保與企業(yè)管理習(xí)慣一致。

(2)自定義證照屬性

存管證照時,新天科技可自由定義證照需附帶什么信息,如該證照的獲得日期、有什么用途、管理者是誰等,清晰記錄,讓證照信息歸檔更規(guī)范。

(3)物聯(lián)網(wǎng)化管理

系統(tǒng)可為證照生成條形碼、二維碼等唯一編碼,員工掃一掃編碼,即可快速查找到對應(yīng)證照的屬性信息與存放地點,方便管理與應(yīng)用。

(4)證照期限管理

應(yīng)用會博通的提醒功能,可單獨或批量為證照設(shè)定到期、延期提醒,及時提醒對應(yīng)管理員安排證照延期、更換等操作,避免證照失效,保障業(yè)務(wù)無暢應(yīng)用。

2、多模塊集成,證照管理系統(tǒng)規(guī)范化應(yīng)用

(1)依權(quán)限搜索

當(dāng)員工需要查找證照時,進入搜索平臺或頁面搜索框,即可依權(quán)限搜索;系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式,方便員工快速查找專利、資質(zhì)、榮譽等證照。

此外,系統(tǒng)可依權(quán)限對搜索信息進行處理,如僅展示條目或展示條目和內(nèi)容,確保對應(yīng)權(quán)責(zé)的員工才能查閱關(guān)鍵信息,保障證照的規(guī)范化應(yīng)用。

(2)標(biāo)準(zhǔn)化借還

系統(tǒng)支持線上、線下以及線上線下結(jié)合的證照借還管理。員工發(fā)起借用流程,即可申請線上或線下取用,免去四處奔波的煩惱。

借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息將全程電子化記錄,信息可追溯;如到期未還,員工會收到流程或短信提醒,大大提高證照借還效率。

(3)防擴散水印

當(dāng)員工在系統(tǒng)上查閱或打印證照時,屏幕會自動生成水印;水印樣式可按需求靈活設(shè)置,并記錄下使用人信息和時間,讓信息泄露有跡可查,更好保障證照的信息安全。

此次新天科技與會博通攜手合作，實現(xiàn)了智能化、一體化、數(shù)字化的證照管理系統(tǒng)，這不僅是企業(yè)信息化升級的重要一步，更是有利于企業(yè)管理提效，為業(yè)務(wù)高速發(fā)展提供有力支撐。會博通將繼續(xù)結(jié)合與眾多企業(yè)合作的實踐經(jīng)驗,提供高品質(zhì)的專業(yè)服務(wù)。