建筑單位電子檔案與紙質(zhì)檔案管理有哪些差異？

建筑檔案管理，作為常見檔案的一大類別，其中電子檔案和紙質(zhì)檔案是常見的兩種形式，建筑單位電子檔案與紙質(zhì)檔案管理上有什么區(qū)別和差異呢？下面小編就通過收集歸檔、鑒定、分析整理、保管方式、利用過程等五個(gè)方面給大家做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹，供大家參考！

1、收集歸檔方式差異：

在建筑工程項(xiàng)目中，電子文件檔案的歸檔方式與紙質(zhì)檔案不同，首先電子文件檔案在形成的過程中要隨時(shí)進(jìn)行相關(guān)數(shù)字簽名、信息認(rèn)證以及身份驗(yàn)證、加密保護(hù)等，各種信息化保密措施較為完善，確保建筑文件在傳輸時(shí)不會(huì)出現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)泄露等現(xiàn)象，保障相關(guān)檔案接收管理人員在收到檔案時(shí)信息內(nèi)容準(zhǔn)確、真實(shí)。而紙質(zhì)檔案在收集歸檔時(shí)就相對(duì)比較直觀，通過對(duì)建筑現(xiàn)場(chǎng)情況直接進(jìn)行整理和記錄。相比之下電子文件檔案的要求更為嚴(yán)格，不僅對(duì)檔案格式和載體有具體要求，而且對(duì)文件的讀取方式以及相關(guān)操作系統(tǒng)都有一定的限制。因此紙質(zhì)檔案與電子文件檔案管理的差異也體現(xiàn)在載體的不同，相對(duì)來說在收集歸檔之后，紙質(zhì)檔案的真?zhèn)伪鎰e性更強(qiáng)，作為憑證的價(jià)值性更高，電子文件由于可以實(shí)現(xiàn)更改或偽造，因此憑證說服力較差。

2、鑒定工作差異：

電子文件檔案的鑒定工作主要是為了保障其在后續(xù)的建筑活動(dòng)中具有實(shí)用性和參考價(jià)值，盡可能地保留建筑工程項(xiàng)目的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、承建合同和施工活動(dòng)過程、竣工驗(yàn)收材料等內(nèi)容。而且鑒定工作的內(nèi)容包括鑒定信息是否是電子文件格式、文件涉及的檔案內(nèi)容在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有保存價(jià)值、電子文件的呈現(xiàn)技術(shù)能否充分體現(xiàn)檔案真實(shí)內(nèi)容等，主要的任務(wù)就是從建筑工程眾多的信息流中挑選有價(jià)值的檔案內(nèi)容，鑒定技術(shù)有電子文件真實(shí)性檢測(cè)、讀取方式檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)病毒檢測(cè)、信息完整性檢測(cè)；而紙質(zhì)檔案鑒定工作首先要明確檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及檔案保存期限計(jì)劃表。將收集到的無用檔案或失去保存價(jià)值的檔案文件進(jìn)行剔除和銷毀。紙質(zhì)檔案與電子文件檔案鑒定工作的主要差別就體現(xiàn)在鑒定內(nèi)容中，其在建筑單位中主要是鑒定檔案的來源、信息內(nèi)容、特征形式、是否具有相對(duì)價(jià)值、效益標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定等。

3、分析整理過程的差異：

在建筑單位中電子文件檔案的信息和載體是可以實(shí)現(xiàn)分離的，因此檔案實(shí)體分類也可以被概念分類所替代。紙質(zhì)檔案的分類整理就是一種典型的實(shí)體分類方式，通過單線式的排列方法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行手工操作管理，按照檔案的主體項(xiàng)目名稱、年限或者檔案類別等實(shí)現(xiàn)室藏檔案排列的有序性。在紙質(zhì)檔案管理的過程中分類整理是相當(dāng)繁重的一項(xiàng)工作，為了確保檔案調(diào)取和查詢的快捷性， 相關(guān)管理人員必須耗費(fèi)大量時(shí)間對(duì)檔案類型分門整理。而電子文件檔案的整理則是通過計(jì)算機(jī)設(shè)備利用相關(guān)軟件系統(tǒng)可以將收集到的文件信息按照關(guān)鍵字或者時(shí)間等進(jìn)行快速有效、全方位的整理排序，更具有智能化的特點(diǎn)。而且儲(chǔ)存電子文件檔案的磁盤等設(shè)備也能夠采用簡(jiǎn)單歸類的方法，不會(huì)干擾磁盤中所儲(chǔ)存的檔案排序。管理人員可以根據(jù)不同的需要進(jìn)行自動(dòng)化檢索，并進(jìn)行自由的排列和組合，形成建筑活動(dòng)所需檔案材料。

4、保管方式的差異：

在建筑行業(yè)中，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案保管的環(huán)境要求和方式存在巨大差異，紙質(zhì)檔案在室藏保管方式中要求溫度不能低于14℃、不高于24℃。相對(duì)濕度在50%左右。而電子文件檔案磁盤保管條件一般是不低于17℃，不超過20℃，如果存儲(chǔ)在云服務(wù)器中則對(duì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境沒有要求，只對(duì)安全性和機(jī)密性有嚴(yán)格控制要求。除此之外，電子文件檔案的磁盤還會(huì)受到磁場(chǎng)的影響，所以在保管磁盤時(shí)要充分考慮磁性物質(zhì)的作用，要盡量避免磁盤出現(xiàn)消磁現(xiàn)象，應(yīng)該遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并且將存儲(chǔ)載體放置在抗磁效果良好的金屬盒內(nèi)，規(guī)避劇烈震動(dòng)導(dǎo)致載體破損。另外一方面，質(zhì)檔案一旦形成，記錄的文字與載體就不能實(shí)現(xiàn)分離，是一種靜態(tài)的實(shí)體保管方式。而電子文件可以實(shí)現(xiàn)載體與檔案內(nèi)容分離，并且具有更改和刪減的功能，是一種實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)保管方式，而且隨著信息化技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，電子文件的保管方式正逐漸從磁盤載體轉(zhuǎn)變?yōu)樵品?wù)器存儲(chǔ)保管，以節(jié)省相關(guān)管理費(fèi)用。

5、利用過程差異：

在建筑單位中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種維護(hù)或改建工程，需要調(diào)取相關(guān)檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過相關(guān)審查、辦理借閱手續(xù)，然后才可以提供原件檔案或者印刷檔案等。所有的檔案內(nèi)容可以直接通過肉眼辨認(rèn)，相關(guān)細(xì)節(jié)內(nèi)容需自行定向查找。而電子文件的利用過程首先要經(jīng)過電子文件管理中心或者人員對(duì)調(diào)取檔案的單位、機(jī)構(gòu)或者個(gè)人進(jìn)行身份查驗(yàn)，無誤后確定查閱權(quán)限，在得到管理人員許可后，才能夠?qū)n案進(jìn)行調(diào)取和閱讀。不過電子文件的讀取方式和紙質(zhì)檔案不同，必須要借助計(jì)算機(jī)硬件和辦公軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)直觀查閱，相比于紙質(zhì)檔案的閱讀方式，不受地域和時(shí)間的限制，可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查詢和檢索。但是從信息數(shù)據(jù)利用安全的角度上來看，電子文件的泄密性更強(qiáng)，通常會(huì)采用加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等作為保障。