實用：數(shù)字化檔案編研的3種方式，搜索高效，成果即時可覽

隨著數(shù)字化檔案管理的推進，檔案資源在整理、查找、利用環(huán)節(jié)的效率不斷提升，檔案編研工作也迎來了方式和效率的升級。

在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，檔案編研工作如何開展？專題研究、文件匯編、大事記……編研需求靈活多樣，如何通過信息化工具高效推進？

今天，小博基于會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)，分享3種在檔案管理系統(tǒng)中形成數(shù)字化編研成果的方法，一起來看看吧！

1、編研管理功能

編研管理，是會博通系統(tǒng)中的一個專用功能模塊。系統(tǒng)功能依權(quán)限展示和應(yīng)用，有權(quán)限的用戶點擊模塊磁貼，即可快速進入編研管理功能。

在選定分類目錄下，新建編研文件，即可開始在線編研。在同一界面內(nèi)完成屬性定義、正文編輯、附件導(dǎo)入及文檔關(guān)聯(lián)，打通文件編研相關(guān)操作。

編寫時，在右側(cè)文檔搜索區(qū)可同步快速搜索，點擊預(yù)覽即在同一界面內(nèi)查閱文檔，無需頻繁切換軟件界面，沉浸編寫思路更流暢。

預(yù)覽時，閱讀器自帶查找功能，幫助快速定位所需內(nèi)容，并可將原文復(fù)制引用至編研正文中。閱讀器支持略縮圖或大綱顯示，能以單頁、雙頁、書籍視圖查看，可自由選擇慣用的方式查閱參考。

左側(cè)編研區(qū)內(nèi)，提供了正文編輯、上傳、掃描上傳、鏈接文件、正文模版、草案編輯功能，適用于多種編研工作場景。

正文編輯器提供了豐富的文本編輯工具，并可插入圖片、視頻、超鏈、表格、簽名、印章等，讓編研內(nèi)容的表達更多元、更完整。比如編寫操作指南，可結(jié)合圖文及實拍視頻說明，更直觀清晰。

編寫完后，保存后可在線預(yù)覽編研成果。文件中如包含視頻，點擊直接播放，無需跳轉(zhuǎn)新頁面；相關(guān)附件、關(guān)聯(lián)文件在同頁面內(nèi)一目了然，可方便地預(yù)覽或下載。通過編輯鍵，可進入上次保存的編輯狀態(tài)，編研周期長、需修改校正也能靈活適用。

2、搜索成果發(fā)布功能

會博通系統(tǒng)中的搜索成果發(fā)布功能，是進行專題目錄、文件匯編的利器。

首先，在會博通系統(tǒng)的搜索平臺或檔案管理等模塊內(nèi)，可通過關(guān)鍵詞搜索、二次檢索、全文檢索、高級檢索等多種方式，快速精準(zhǔn)定位到所需文件。 

接著，復(fù)選所需文件，點擊搜索成果發(fā)布。最后，編輯標(biāo)題與保存位置，即可快捷完成一份搜索成果的發(fā)布。

搜索成果發(fā)布后，將保存為網(wǎng)頁格式的文檔，匯編在內(nèi)的文件可一一打開查閱。還可將搜索成果本身，添加作為另一份搜索成果的內(nèi)容文件，構(gòu)建環(huán)環(huán)相扣的知識地圖。如，可將多個部門的管理制度文件匯編（多份搜索成果），匯總形成公司管理制度文件總匯編。

通過搜索成果發(fā)布功能，可方便地制作專題目錄，如：現(xiàn)行文件目錄、資產(chǎn)目錄、產(chǎn)品目錄等；亦可完成公司文件匯編，如：管理制度匯編、產(chǎn)品手冊匯編、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)匯編等。

3、知識地圖功能

除了以上兩種方式外，還可通過會博通系統(tǒng)的知識地圖功能，來構(gòu)建思維導(dǎo)圖式的編研結(jié)果。

知識地圖的每一個節(jié)點，都可鏈接至與該節(jié)點相關(guān)的知識資源文件；點擊節(jié)點，系統(tǒng)就會根據(jù)用戶權(quán)限反饋可查看的相關(guān)文檔。

通過知識地圖編研，編研成果的知識體系和脈絡(luò)呈現(xiàn)更全局化、更直觀。比如，可針對某專題構(gòu)建知識框架，或為某部門構(gòu)建知識資源庫，便利知識資源的查詢和利用。

關(guān)于會博通

會博通文件檔案知識一體化管理軟件，提供了檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能，為檔案的有序化管理和規(guī)范化利用提供了合規(guī)、高效的數(shù)字化解決方案。

會博通源自1988，專注于檔案管理行業(yè)超30年，服務(wù)客戶覆蓋黨政軍、制造、工程、能源、交通、金融、教育、信息、醫(yī)藥、服務(wù)十大行業(yè)，數(shù)萬用戶都在用。歡迎訪問會博通官網(wǎng)咨詢了解，獲取檔案管理定制化解決方案。

推薦閱讀：

國產(chǎn)化大趨勢下，信創(chuàng)檔案管理系統(tǒng)這樣選

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)：選擇檔案管理服務(wù)器，專業(yè)、高效、合規(guī)！

讓檔案搜索更快、更準(zhǔn)的方法！第5種搜索類強烈推薦