98国产精品综合一区二区三区,日本精品电影一区二区三区,亚洲精品中文字幕星奈爱,久久久精品一区AAA片

讓檔案搜索更快、更準的方法!第5種搜索類強烈推薦

2024/3/25 14:00:41         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  1542

大家在查詢檔案時,常用的是哪種搜索方式?關鍵詞搜索、全文搜索,亦或有其他的搜索“組合技”?

說起來,要在茫茫數(shù)據(jù)庫中精準搜索出所需檔案,說簡單卻也不簡單,這需要操作用戶對所需檔案有清晰的認知,并且要選對搜索方式、用準關鍵詞,搜索才能更快更準。

在不同情景下,用哪種搜索方式更高效?今天,小博就以會博通文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)為例,分享幾種常用的搜索方法。以下是本文提到的搜索方法及應用場景:

1、關鍵詞搜索

適用于模糊搜索,或通過組合關鍵詞精準搜索

2、二次搜索

在搜索結果上二次篩選,適用于限定搜索范圍或精準搜索

3、組合檢索 

適用于多條件組合、精準搜索,或針對文件某一特定屬性(如歸檔日期)搜索

4、全文檢索/OCR識別全文檢索

針對文件內容進行識別,可搜索出包含指定文字內容的文件(或圖片)

5、搜索類(會博通創(chuàng)新搜索技術) 

適用于常態(tài)化的搜索需求,并支持動態(tài)反饋,自動將新歸檔且合條件的文件匯總在內

(會博通系統(tǒng)-搜索平臺界面示例)

 

1、關鍵詞搜索

關鍵詞搜索,可以直接輸入單個關鍵詞,也可以組合輸入多個關鍵詞,在關鍵詞與關鍵詞之間插入空格即可。

假設,現(xiàn)在需搜索一份通知,主題是關于吳剛的職位任免。根據(jù)需求,我們可提煉出3個關鍵詞“吳剛”、“任免”、“通知”,組合輸入“吳剛空格任免空格通知”搜索,即得出精準結果。

一般來說,應用關鍵詞組合能快速得出精準結果,但這需要用戶對文件有一定了解,并應用到恰當?shù)年P鍵詞。

當用戶不清楚該用哪些關鍵詞組合時,可先輸入單個關鍵詞模糊搜索,并通過二次搜索進一步精確篩選。

2、二次搜索

二次搜索,是在已有搜索結果的基礎上再次搜索,搜索結果會更加精準、直接。

比如,現(xiàn)在需用到一份適用于機關單位的案卷目錄,但不清楚文件具體命名。這里我們先輸入關鍵詞“目錄”搜索,系統(tǒng)反饋了117個搜索結果。

接著,輸入“機關”并點擊二次搜索,即在已有的117個結果上二次篩選,結果范圍立即大大縮小,可快速定位到所需文件。

3、組合檢索

組合搜索,可設定的搜索限定條件更細、更多。可通過文件的特定屬性,比如責任人、存放地點、甚至歸檔日期等,快速搜尋某類文件;亦可將關鍵詞與特定屬性組合檢索,精準定位到所需文件。

在會博通系統(tǒng)內,組合檢索的設置方法非常靈活。

假設,現(xiàn)在我們需檢索一份由系統(tǒng)管理員發(fā)布的、保管期限為永久的會議文件,通過組合條件來檢索:

(1)在基本選項區(qū),可設置檢索詞、起始日期、限定類型等。

(2)在組合檢索條件生成區(qū),檢索條件可多層疊加,錯選時也可一鍵刪除;系統(tǒng)提供的條件選項十分全面,除了包括主題、責任者、編號、密級等10多個大項外,還有近百項附加屬性可選,如部門、成文日期、檔案類型、檔案狀態(tài)、歸檔日期等等,囊括了多種檔案常見屬性。在這里,我們添加了如圖3個檢索條件。

(3)組合邏輯可選擇并且(縮小檢索范圍、檢索更精)、或者(擴大檢索范圍、檢索更全)、并且不(劃去非檢索范圍、檢索更準),可幫助快速界定檢索范圍。這里我們3個條件都應用到并且的邏輯,快速定位到了所需文件范圍。

總的來說,組合檢索可更精準地界定檢索范圍,可選擇的組合方式及檢索條件也更多樣化,可幫助用戶更快、更高效地達到搜索目的。

4、全文檢索/OCR識別全文檢索

全文檢索,是針對文件內容進行檢索。我們可以通過一段文字來檢索對應的文件,比如通過文章標題找到文章文件、通過會議主題來找到會議記錄文件等等。

如下圖,輸入一段關鍵詞,系統(tǒng)會自動對文件內容進行識別,并在結果中反饋出包含該內容的相關文件,及與關鍵詞相關的最佳匹配段落。關鍵詞自動高亮,幫助快速定位到所需內容。

會博通系統(tǒng)支持OCR識別全文檢索,如上圖例子,可直接檢索出包含關鍵詞內容的PDF文件。即便是PDF、JPG等圖片格式,也能通過OCR智能識別、快速反饋在結果中。

如果企業(yè)組織的檔案庫中包含大量PDF、JPG等格式的文件,配上OCR功能會非常實用方便,亦可應用在證照、票據(jù)等文件的搜索上,可大大提升搜索效率。

5、搜索類

如果經常要搜索某類文件,或常常要重復設置特定的組合條件,有一個快速直達的搜索方法——搜索類。

搜索類,是會博通創(chuàng)新的一項信息搜索技術——它能將用戶常用的搜索需求固化下來,相當于將指定需求“打包”好,再通過固定分類節(jié)點呈現(xiàn),更快更直接,免去大量重復操作。

比如,某部門內常常需搜索采購合同,那就可建立專門的“采購合同”搜索類,有權限的成員直接點開就能找到所需檔案。

并且,搜索類支持分層建立。比如,在上述示例的搜索類下,還可建立如“金額大于10萬元”、“金額小于等于10萬元”的子搜索類,讓搜索結果更細化呈現(xiàn)。

搜索類支持自動更新,后續(xù)錄入的歸檔文件,只要符合搜索條件,會自動匯總在對應的搜索類下,搜索結果還可導出Excel表格,協(xié)作、查用都非常便捷。

會博通,讓文檔為組織賦能

會博通系統(tǒng)內的搜索與查閱,是與權限相對應的。用戶需具備相應的權限,才能進行搜索或查閱,確保檔案的應用與工作職能相符,也能更好保障檔案信息安全。

會博通在檔案管理行業(yè)專注超30年,技術積累深厚,系統(tǒng)成熟,功能豐富。接下來,將會繼續(xù)深耕技術研發(fā),致力推出更多實用、好用的檔案管理產品和功能,助力企業(yè)組織發(fā)揮檔案管理的更大效能。

 

推薦閱讀:

有沒有適合小微企業(yè)的文檔、檔案管理系統(tǒng)產品?

學校檔案管理系統(tǒng)怎么選?打通教、學、管、用才好用

會博通檔案管理系統(tǒng):企業(yè)檔案快速歸檔解決方案

 

免責聲明:部分文章信息來源于網(wǎng)絡以及網(wǎng)友投稿,本網(wǎng)站只負責對文章進行整理、排版、編輯,是出于傳遞更多信息之目的,并不意味著贊同其觀點或證實其內容的真實性,如本站文章和轉稿涉及版權等問題,請作者在及時聯(lián)系本站,我們會盡快處理。
更多資訊
国内老熟女精品熟女免费| 欧美韩国日本一区二区三区| 久久精品国产23585| 一道本在线观看视频网站| 欧美青青涩综合| 91精品国产白丝在线观看| 2022亚洲男人的天堂| 在线色日韩AV| 亚洲欧美人高清精品a∨| 手机不卡视频一区二区三区| 亚洲图片自偷 欧美激情| 尤物久久99国产综合精品| 久久免费看黄A级毛片女| 超碰欧美精品人人做人人爱| 欧美 另类 国产 日韩| 午夜国产激情免费一级片| 欧美美美美女露逼逼视频| 骚逼t好痒视频| 大鸡巴网站在线免费观看| 操操操逼逼逼逼| 黑几八干日本女人屄视频| 亚洲色大成网站在线观看| 插入女人骚屄视| 又大又粗进女的下身视频| 用力日老太太逼| 国产青青草视频免费观看| 午夜色爽爽爽爽爽爽爽爽| 国产精品一级久久c片 | 国产精品播放一区二区三区| 欧美熟妇另娄久久久久久| 18禁止看爆乳奶头在线| B站禁止转播404入口| 免费看女生鸡巴| 国产欧美日韩亚洲综合在线| 中文字幕码一区二区三区| 无人区一码二码三码四码区| 日本人妻中文字幕DVD| 中文字幕在线播放亚洲不卡| 古典武侠亚洲色图老衲爱| 久久老司机精品网站导航| 老少交玩tube少老配|