別讓檔案“暴雷”！一次項目背后藏在檔案里的“定時炸彈”

當(dāng)審計組的燈光打在積灰的檔案柜上，

當(dāng)客戶因一份缺失的簽字單拒絕付款，

當(dāng)技術(shù)團(tuán)隊一年的心血化為烏有……

您是否想過，檔案管理中的一絲疏漏，可能讓企業(yè)付出經(jīng)濟(jì)損失？

2025年7月16日，會博通將通過一場直擊痛點(diǎn)的直播。

用真實(shí)案例告訴你：檔案管理系統(tǒng)，不是成本，而是企業(yè)的“風(fēng)險防火墻”。

一、項目背后的無奈：0.1毫米的疏漏，釀成直接經(jīng)濟(jì)損失

某企業(yè)因合規(guī)需求，急需一套能與其OA系統(tǒng)深度集成的檔案管理系統(tǒng)。

會博通團(tuán)隊歷經(jīng)3個月產(chǎn)品實(shí)施交付與集成開發(fā)，完成系統(tǒng)交付與接口對接。

但項目驗(yàn)收時，一個“隱秘的角落”暴露了致命風(fēng)險——運(yùn)維階段的巡檢記錄，竟因缺少雙方簽字確認(rèn)，導(dǎo)致客戶拒付尾款！

如果我們一起復(fù)盤這次危機(jī)，我們可以發(fā)現(xiàn)以下兩個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)： 

1.實(shí)施階段的“極限操作”

該企業(yè)要求所有項目資料現(xiàn)場處理，禁止外帶。團(tuán)隊每天在客戶監(jiān)控下手工整理會議記錄、需求文檔、實(shí)施方案書等文件，完成后的工作記錄會定時帶回公司馬上通過會博通掃描機(jī)器人“龜仔”即時掃描、錄入與移交，用“最基本”的方法確保流程合規(guī)。結(jié)果最后驗(yàn)收通過，項目順利回款。

2.運(yùn)維階段的“致命疏忽”

當(dāng)項目轉(zhuǎn)入運(yùn)維階段，松懈悄然滋生：

 “小問題不用簽字了吧？”

年度系統(tǒng)巡檢后，口頭確認(rèn)替代書面記錄

“老客戶不會賴賬的”

技術(shù)團(tuán)隊按合同約定提供年度巡檢服務(wù)，卻未將巡檢報告納入簽字流程?？蛻粢?/span>“無書面確認(rèn)”為由，拒絕承認(rèn)服務(wù)完成。導(dǎo)致如今1年服務(wù)期滿，尾款拖欠超6個月，技術(shù)團(tuán)隊陷入“做白工”困境。

檔案管理不是“存檔”那么簡單，它是企業(yè)合規(guī)的“生命線”。

人工管理依賴個人習(xí)慣，而系統(tǒng)能將流程固化成“不可篡改的數(shù)字證據(jù)”。

二、檔案暴雷的3大誘因：你的企業(yè)踩雷了嗎？

1.“口頭承諾”陷阱

以為微信溝通記錄能替代正式文件？一旦糾紛發(fā)生，電子聊天記錄可能被認(rèn)定為“證據(jù)不足”。采用會博通檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)“誰形成，誰歸檔”，讓每一句話都“長出牙齒”。

2.“權(quán)限失控”風(fēng)險

某企業(yè)因離職員工私自刪除檔案，導(dǎo)致審計受阻。采用會博通檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分級權(quán)限管理，輔以操作日志溯源功能，讓檔案“誰看過、誰改過”一目了然。系統(tǒng)級的回收中心能讓員工私自刪除的文件得以“還原”。

3.“流程斷點(diǎn)”黑洞

像案例中的巡檢記錄缺失簽字，看似小疏忽，實(shí)則是合同漏洞的“導(dǎo)火索”。

采用會博通檔案管理系統(tǒng)自定義審批流程，強(qiáng)制關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)留痕，堵住人為失誤。

三、直播預(yù)告：【別讓檔案暴雷，檔案系統(tǒng)筑牢防線！】

7月16日，（視頻號）會博通直播間將深度解析：

【上級檢查】每次應(yīng)對審計、上級檢查，怎么都這么難？

【管理風(fēng)險】檔案管理沒做好原來會造成經(jīng)濟(jì)損失？

【管理風(fēng)險】企業(yè)經(jīng)營了這么長時間，核心技術(shù)、管理文件居然沒留檔？

【合規(guī)管理】管理分散、責(zé)任推諉，管好檔案真的這么難嗎？

結(jié)語：檔案無小事，暴雷毀終身

當(dāng)客戶因一份簽字單拒付款項，當(dāng)競爭對手因檔案合規(guī)拿下訂單，當(dāng)監(jiān)管的鐵拳落下——你，還敢讓檔案“裸奔”嗎？

7月16日，邀您觀看會博通視頻號直播，讓檔案管理系統(tǒng)成為您企業(yè)的“免死金牌”