【案例】物業(yè)檔案管理如何專(zhuān)業(yè)化？凱云發(fā)展借力會(huì)博通這樣做！
2023/1/16 0:00:00 來(lái)源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 698
從事物業(yè)工作的伙伴們，對(duì)物業(yè)檔案管理資料，一定不陌生。固定資產(chǎn)檔案明細(xì)、設(shè)備檔案及設(shè)施設(shè)備運(yùn)行檢修記錄明細(xì)、物業(yè)維修記錄檔案、第三方（包括消防、電梯、門(mén)窗、廣告及商業(yè)活動(dòng)、垃圾清運(yùn)等）交接、售后及承諾情況、工程檔案（小區(qū)平面圖、水電布置圖、消防等）、員工檔案、物業(yè)日常工作記錄檔案（會(huì)議記錄、各類(lèi)通知等）、業(yè)主檔案……物業(yè)檔案這么多，究竟如何管理才能更專(zhuān)業(yè)？廣州凱云發(fā)展股份有限公司攜手會(huì)博通，這樣作答。
01客戶(hù)簡(jiǎn)介
廣州凱云發(fā)展股份有限公司（原廣州凱云物業(yè)管理有限公司，以下簡(jiǎn)稱(chēng)“凱云公司”）成立于2009年12月，是廣州開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)屬下廣州開(kāi)發(fā)區(qū)控股集團(tuán)有限公司的子公司，具備國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒發(fā)的一級(jí)物業(yè)管理資質(zhì)，是廣東省物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)理事單位，廣州市物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)單位。
凱云公司依托開(kāi)發(fā)區(qū)、服務(wù)開(kāi)發(fā)區(qū)，在開(kāi)發(fā)區(qū)控股集團(tuán)的帶領(lǐng)下，秉承“竭誠(chéng)服務(wù)、和合共贏”的經(jīng)營(yíng)理念，踐行“求實(shí)、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)”的企業(yè)精神，立足“以人為本、高效務(wù)實(shí)”的管理思想，做大做強(qiáng)公司規(guī)模，提升公司品牌價(jià)值。公司堅(jiān)持以市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)為核心，以物業(yè)管理為基礎(chǔ)，積極拓展商業(yè)運(yùn)營(yíng)和多元化經(jīng)營(yíng)，圍繞政務(wù)服務(wù)、園區(qū)服務(wù)、商務(wù)服務(wù)三大板塊，想標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、規(guī)?；?、品牌化方向發(fā)展，向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，成為綜合運(yùn)營(yíng)服務(wù)商。
02客戶(hù)痛點(diǎn)
1）檔案歸檔工作量大：很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開(kāi)箱驗(yàn)收證明書(shū)、裝箱搶單、安裝使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證書(shū)、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等以及物業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的各類(lèi)型文件都需要按規(guī)定歸檔，采用傳統(tǒng)純線下的歸檔模式，全部工作量都?jí)涸跈n案室，會(huì)出現(xiàn)歸檔滯后、掃描工作量大等困難。
2）電子檔案急劇增加：隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)在很多物業(yè)項(xiàng)目都采用全面信息化的手段進(jìn)行管理，如無(wú)人機(jī)巡檢等，這樣會(huì)產(chǎn)生大量的圖片與視頻檔案需要?dú)w檔。在傳統(tǒng)模式下，這類(lèi)型的檔案采用特殊載體管理，利用起來(lái)非常不便。
3）檔案借還復(fù)雜，利用率不高：傳統(tǒng)的檔案借閱方式，需要進(jìn)行層層的線下審批，檔案室和辦公室也不是同一個(gè)物理位置，操作起來(lái)比較耗時(shí)。原始紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)既不利于檔案的保管和保存，也難以做到多人同時(shí)利用，整體而言利用率不高。
4）檔案資料多，查找工作量大：檔案逐日逐年累積，體系龐大，如果憑著記憶和分類(lèi)查找實(shí)體檔案，比較費(fèi)力。需要一套軟件實(shí)時(shí)記錄檔案是否在庫(kù)，并可快速查詢(xún)電子檔案。
5）檔案安全管理建設(shè)還需升級(jí)：部分檔案不適宜廣泛傳閱，需要進(jìn)行相應(yīng)的保密機(jī)制處理。但由于檔案管理與應(yīng)用所牽涉的人員眾多，在不影響檔案利用率的前提下，保障檔案安全，是當(dāng)下物業(yè)檔案管理面對(duì)的難題之一。
1）視頻檔案與圖片檔案無(wú)憂(yōu)管理： 基于目前物業(yè)檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求，會(huì)博通為凱云發(fā)展提供專(zhuān)屬的視頻庫(kù)和圖片庫(kù)。視頻庫(kù)是專(zhuān)業(yè)化的視頻觀看與管理工具，支持視頻直接播放，長(zhǎng)/短視頻等資源的上傳、分類(lèi)管理和搜索利用等管理。利用圖片庫(kù)，可滿(mǎn)足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內(nèi)容，都更為完整。
2）以流程化管理，提升檔案質(zhì)量：本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字等等繁瑣操作，都可以在會(huì)博通物業(yè)檔案管理平臺(tái)上完成。比如在一份文件當(dāng)中，需要多個(gè)人員進(jìn)行審核簽字，您可以直接在會(huì)博通上自定義流程，讓審核簽字的動(dòng)作依據(jù)流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到各負(fù)責(zé)人處。各項(xiàng)資料完成后方可歸檔。
3）電子化借閱，快速分享檔案：會(huì)博通物業(yè)檔案管理軟件，應(yīng)用的是檔案數(shù)字化管理方式，支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式，檔案借閱更為靈活和便捷。用戶(hù)在進(jìn)行電子檔案的在線閱讀時(shí)會(huì)有防擴(kuò)散水印，防止截屏、拍照等檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。
4）檔案框架規(guī)范，秒級(jí)查檔：會(huì)博通提供符合國(guó)家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)且可供靈活構(gòu)建的檔案框架，檔案類(lèi)型再多，也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔，可輕松進(jìn)行檔案查找。查找過(guò)程中可直接通過(guò)關(guān)鍵字搜索，也可根據(jù)“章法”自行索引。
5）依“用戶(hù)旅程”構(gòu)建安全體系：在用戶(hù)登錄階段，會(huì)博通設(shè)置了強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄、驗(yàn)證碼登錄、賬號(hào)加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等安全措施；在檔案利用階段，會(huì)博通采用與職能相適應(yīng)的權(quán)限體系多維度授權(quán)，并且用戶(hù)所有操作行為都將記錄在系統(tǒng)中；在檔案存儲(chǔ)方面，會(huì)博通支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和文件服務(wù)器存儲(chǔ)、病毒掃描與加密存儲(chǔ)。
（圖片來(lái)源于廣州凱云發(fā)展有限公司官網(wǎng)）
01客戶(hù)簡(jiǎn)介
廣州凱云發(fā)展股份有限公司（原廣州凱云物業(yè)管理有限公司，以下簡(jiǎn)稱(chēng)“凱云公司”）成立于2009年12月，是廣州開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)屬下廣州開(kāi)發(fā)區(qū)控股集團(tuán)有限公司的子公司，具備國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒發(fā)的一級(jí)物業(yè)管理資質(zhì)，是廣東省物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)理事單位，廣州市物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)單位。
凱云公司依托開(kāi)發(fā)區(qū)、服務(wù)開(kāi)發(fā)區(qū)，在開(kāi)發(fā)區(qū)控股集團(tuán)的帶領(lǐng)下，秉承“竭誠(chéng)服務(wù)、和合共贏”的經(jīng)營(yíng)理念，踐行“求實(shí)、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)”的企業(yè)精神，立足“以人為本、高效務(wù)實(shí)”的管理思想，做大做強(qiáng)公司規(guī)模，提升公司品牌價(jià)值。公司堅(jiān)持以市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)為核心，以物業(yè)管理為基礎(chǔ)，積極拓展商業(yè)運(yùn)營(yíng)和多元化經(jīng)營(yíng)，圍繞政務(wù)服務(wù)、園區(qū)服務(wù)、商務(wù)服務(wù)三大板塊，想標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、規(guī)?；?、品牌化方向發(fā)展，向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，成為綜合運(yùn)營(yíng)服務(wù)商。
02客戶(hù)痛點(diǎn)
1）檔案歸檔工作量大：很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開(kāi)箱驗(yàn)收證明書(shū)、裝箱搶單、安裝使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證書(shū)、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等以及物業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的各類(lèi)型文件都需要按規(guī)定歸檔，采用傳統(tǒng)純線下的歸檔模式，全部工作量都?jí)涸跈n案室，會(huì)出現(xiàn)歸檔滯后、掃描工作量大等困難。
2）電子檔案急劇增加：隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)在很多物業(yè)項(xiàng)目都采用全面信息化的手段進(jìn)行管理，如無(wú)人機(jī)巡檢等，這樣會(huì)產(chǎn)生大量的圖片與視頻檔案需要?dú)w檔。在傳統(tǒng)模式下，這類(lèi)型的檔案采用特殊載體管理，利用起來(lái)非常不便。
3）檔案借還復(fù)雜，利用率不高：傳統(tǒng)的檔案借閱方式，需要進(jìn)行層層的線下審批，檔案室和辦公室也不是同一個(gè)物理位置，操作起來(lái)比較耗時(shí)。原始紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)既不利于檔案的保管和保存，也難以做到多人同時(shí)利用，整體而言利用率不高。
4）檔案資料多，查找工作量大：檔案逐日逐年累積，體系龐大，如果憑著記憶和分類(lèi)查找實(shí)體檔案，比較費(fèi)力。需要一套軟件實(shí)時(shí)記錄檔案是否在庫(kù)，并可快速查詢(xún)電子檔案。
5）檔案安全管理建設(shè)還需升級(jí)：部分檔案不適宜廣泛傳閱，需要進(jìn)行相應(yīng)的保密機(jī)制處理。但由于檔案管理與應(yīng)用所牽涉的人員眾多，在不影響檔案利用率的前提下，保障檔案安全，是當(dāng)下物業(yè)檔案管理面對(duì)的難題之一。
03會(huì)博通物業(yè)檔案管理軟件：全面歸檔、安全利用！
1）視頻檔案與圖片檔案無(wú)憂(yōu)管理： 基于目前物業(yè)檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求，會(huì)博通為凱云發(fā)展提供專(zhuān)屬的視頻庫(kù)和圖片庫(kù)。視頻庫(kù)是專(zhuān)業(yè)化的視頻觀看與管理工具，支持視頻直接播放，長(zhǎng)/短視頻等資源的上傳、分類(lèi)管理和搜索利用等管理。利用圖片庫(kù)，可滿(mǎn)足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內(nèi)容，都更為完整。
2）以流程化管理，提升檔案質(zhì)量：本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字等等繁瑣操作，都可以在會(huì)博通物業(yè)檔案管理平臺(tái)上完成。比如在一份文件當(dāng)中，需要多個(gè)人員進(jìn)行審核簽字，您可以直接在會(huì)博通上自定義流程，讓審核簽字的動(dòng)作依據(jù)流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到各負(fù)責(zé)人處。各項(xiàng)資料完成后方可歸檔。
3）電子化借閱，快速分享檔案：會(huì)博通物業(yè)檔案管理軟件，應(yīng)用的是檔案數(shù)字化管理方式，支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式，檔案借閱更為靈活和便捷。用戶(hù)在進(jìn)行電子檔案的在線閱讀時(shí)會(huì)有防擴(kuò)散水印，防止截屏、拍照等檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。
4）檔案框架規(guī)范，秒級(jí)查檔：會(huì)博通提供符合國(guó)家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)且可供靈活構(gòu)建的檔案框架，檔案類(lèi)型再多，也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔，可輕松進(jìn)行檔案查找。查找過(guò)程中可直接通過(guò)關(guān)鍵字搜索，也可根據(jù)“章法”自行索引。
5）依“用戶(hù)旅程”構(gòu)建安全體系：在用戶(hù)登錄階段，會(huì)博通設(shè)置了強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄、驗(yàn)證碼登錄、賬號(hào)加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等安全措施；在檔案利用階段，會(huì)博通采用與職能相適應(yīng)的權(quán)限體系多維度授權(quán)，并且用戶(hù)所有操作行為都將記錄在系統(tǒng)中；在檔案存儲(chǔ)方面，會(huì)博通支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和文件服務(wù)器存儲(chǔ)、病毒掃描與加密存儲(chǔ)。
高效的物業(yè)檔案管理，不僅能夠提升物業(yè)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，而且能夠提升經(jīng)濟(jì)效益水平。疫情后時(shí)代，在會(huì)博通物業(yè)檔案管理平臺(tái)的助力下，祝愿凱云發(fā)展在設(shè)備檢修、安全巡檢、園林綠化、安全監(jiān)控、衛(wèi)生清潔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)上，都能取得更新更大的增長(zhǎng)。
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