日立電梯：電梯行業(yè)領(lǐng)軍者，攜手會博通啟動高效知識管理
后疫情時代，企業(yè)如何把握數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展機(jī)遇？如何將企業(yè)核心智力資源，通過知識管理高效應(yīng)用起來，進(jìn)一步賦能業(yè)務(wù)提速？日立電梯的知識管理提效經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。
▲圖片來自日立電梯官網(wǎng)，下同
01
升騰中的日立電梯
知識管理是發(fā)展之重
日立電梯（中國）有限公司創(chuàng)建于1995年，公司總部設(shè)立在廣州，是日立集團(tuán)社會產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)在海外最大的電梯事業(yè)基地。公司綜合實(shí)力多年穩(wěn)居國內(nèi)行業(yè)前三甲之列，躋身中國外商投資企業(yè)500強(qiáng)。
作為一家擁有超90家經(jīng)營分公司、且尚在飛速發(fā)展中的大型企業(yè)，其業(yè)務(wù)涉及的檔案包括合同、報告、基建資料等，數(shù)量極其龐大。為此，企業(yè)專門設(shè)立有知識管理科、合同監(jiān)理科，由專人負(fù)責(zé)檔案工作，并建立了檔案管理體系，其對知識管理的重視程度可見一斑。
然而，隨著信息化時代的到來，信息量日益劇增，加上企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部知識管理工作也有了更高要求：
檔案數(shù)量劇增，歸檔要求更加細(xì)化嚴(yán)格；
辦公逐步電腦化和無紙化，對文檔的數(shù)字化管理需求更高；
企業(yè)發(fā)展迅速，需更高效利用內(nèi)部知識資源，以應(yīng)對瞬息萬變的市場…
02
攜手會博通
打造綜合知識管理方案
結(jié)合深耕行業(yè)多年的專業(yè)口碑及與多方名企的合作經(jīng)驗(yàn)，日立電梯選擇了會博通進(jìn)行綜合知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建。雙方合作不斷深化，共經(jīng)歷3個階段。
第一階段，會博通根據(jù)日立電梯董事會的行政管理需求，為其構(gòu)建文件文檔一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件與檔案資料集中統(tǒng)一管理。
值得一提的是，日立電梯為中外合資企業(yè)，行政管理中有電子文檔、紙質(zhì)文檔及混合流轉(zhuǎn)的需求，而會博通系統(tǒng)支持多種文檔形式的流轉(zhuǎn)，解決了混合流轉(zhuǎn)的問題，適應(yīng)了企業(yè)經(jīng)營行為的敏捷管理需求。
第二階段，根據(jù)日立廠區(qū)與各部門高頻次檔案交接的實(shí)際情況，打造廠區(qū)集成管理綜合性檔案。內(nèi)部各部門集中統(tǒng)一歸檔，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)與數(shù)字化檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理。
應(yīng)用一個系統(tǒng)，部門即可完成紙質(zhì)與數(shù)字檔案的全流程處理，大幅提升了檔案管理的效率。
第三階段，出于業(yè)務(wù)所需及企業(yè)全局檔案管理考慮，升級為會博通綜合知識管理系統(tǒng)，即使用一個平臺，集中管理包括人事檔案在內(nèi)的實(shí)體或數(shù)字化綜合性檔案，實(shí)現(xiàn)檔案全面化管理、流程化歸檔、標(biāo)準(zhǔn)化借還。
現(xiàn)階段，三段項(xiàng)目運(yùn)作順暢。對于會博通系統(tǒng)，日立電梯知識管理科的龔女士表達(dá)了認(rèn)可：“項(xiàng)目書中的功能內(nèi)部都在運(yùn)用中，整體應(yīng)用效果比較好，尤其是文檔歸檔，分類，存儲，比以前更規(guī)范，更高效?！?/span>
03
“更規(guī)范，更高效”
高效知識管理價值凸顯
隨著企業(yè)對系統(tǒng)的應(yīng)用深入，雙方攜手打造的數(shù)字化知識管理系統(tǒng)的價值將進(jìn)一步體現(xiàn)，為日立電梯的高效管理與協(xié)作提供重要支撐。
1） 文檔管理一體化，共享協(xié)作更高效：通過會博通系統(tǒng)，企業(yè)可實(shí)現(xiàn)包括人事檔案在內(nèi)的，實(shí)體或數(shù)字化綜合性檔案的全面化、集中化管理。
在文檔一體化管理之下，檔案分類清晰，員工能依照權(quán)限，快速進(jìn)行檔案搜索、借還等操作，有助于進(jìn)一步提工作效率，同時保障檔案安全。
2）知識管理體系化，沉淀知識資產(chǎn)：應(yīng)用會博通，企業(yè)檔案可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一匯集、分類、管理，知識文檔更加體系化。利用搜索和借閱功能，員工可依據(jù)權(quán)限快速查閱相關(guān)檔案，將已有的經(jīng)驗(yàn)和成果復(fù)用到實(shí)際工作中；企業(yè)檔案也不再是“沉睡”資產(chǎn)，能在不斷應(yīng)用與流動中發(fā)揮更大價值，實(shí)現(xiàn)知識利用的可持續(xù)發(fā)展。
3）內(nèi)容管理流程化，滿足個性化需求：在會博通系統(tǒng)內(nèi)，員工可對知識內(nèi)容發(fā)起自定義表單與流程協(xié)作，將內(nèi)容與業(yè)務(wù)串聯(lián)起來。并且，權(quán)限人員還可以通過自定義設(shè)置，修改流轉(zhuǎn)步驟、模板設(shè)置等，即使是個性化的流程審批、協(xié)作需求也能滿足。
4）權(quán)限管理細(xì)粒化，為文件安全保駕護(hù)航：細(xì)化的權(quán)限設(shè)置，是會博通的一大特色功能。在系統(tǒng)內(nèi)，管理員可根據(jù)員工的職責(zé)設(shè)置權(quán)限，包括針對模塊、條目、內(nèi)容等進(jìn)行不同密級的操作授權(quán)，從文檔的閱讀、編輯、打印等均可設(shè)置，更全面地管控著不同人員和部門間的信息安全。高度自定義化，層層控險，保障企業(yè)內(nèi)部知識文檔的安全。
隨著電梯行業(yè)的快速發(fā)展，日立電梯多年沉淀的知識資產(chǎn)，不僅是企業(yè)自身發(fā)展與管理的重要支撐，更是未來電梯制造行業(yè)前進(jìn)的重要?dú)v史依據(jù)和科學(xué)管理參考。
未來，會博通將不斷深化與完善，助力日立電梯高效配置與利用知識資源，賦能業(yè)務(wù)快速發(fā)展。同時，亦期待與更多優(yōu)秀企業(yè)攜手，打造專業(yè)的綜合知識管理解決方案，聯(lián)創(chuàng)更大商業(yè)價值。
