知識學(xué)院
會博通集團(tuán)化檔案管理軟件應(yīng)用解決方案
會博通集團(tuán)化檔案管理軟件應(yīng)用解決方案
一、集團(tuán)化檔案管理特征
集團(tuán)化檔案管理軟件應(yīng)用解決方案主要面向大型企業(yè)集團(tuán)或者一些具備垂直管理要求的機(jī)關(guān)，單位、企業(yè),具備如下特點(diǎn)：
(1) 機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位可能分布在全國各地或世界各地；造成檔案生產(chǎn)與保存特別分散，格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。
(2) 集團(tuán)總部與各下屬單位在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化模式及相關(guān)辦公系統(tǒng)維護(hù)方面存在差異，因此在集團(tuán)化檔案管理軟件系統(tǒng)部署時，應(yīng)遵循集中式、分布式、集中加分布式的部署原則；
(3) 集團(tuán)總部具有對下屬單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職責(zé)，具有負(fù)責(zé)相關(guān)檔案管理辦法與業(yè)務(wù)規(guī)則的制定；但目前又很對集團(tuán)針對這塊管理還是比較欠缺。
(4) 各下屬單位幾乎都設(shè)有DL的檔案管理機(jī)構(gòu)，可DL負(fù)責(zé)本單位的檔案收集、管理、存儲和利用；
(5) 檔案管理規(guī)則是以共性為主。各下屬單位由于業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，所以在檔案管理重點(diǎn)和管理特性方面存在差異；
(6) 具備良好的網(wǎng)絡(luò)，集團(tuán)總部與下屬單位通過專網(wǎng)或VPN進(jìn)行連接；
(7) 集團(tuán)總部應(yīng)按照檔案管理要求，將下屬單位的檔案信息進(jìn)行匯總，供全集團(tuán)所利用；
(8) 應(yīng)用范圍廣，注冊用戶和并發(fā)用戶數(shù)量多，對系統(tǒng)性能要求較高。
對于集團(tuán)化用戶，檔案信息化的戰(zhàn)略定位及終極目標(biāo)應(yīng)是知識管理，應(yīng)將檔案信息化納入集團(tuán)整體規(guī)劃中，以統(tǒng)一技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃、分步實施，適應(yīng)集中式、分布式、集中加分布式的不同部署模式，構(gòu)建全集團(tuán)的信息采集平臺、檔案管理基礎(chǔ)平臺、檔案知識采集平臺和應(yīng)用平臺。實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)的督導(dǎo)、信息資源的優(yōu)化、全方位檔案知識的服務(wù)等目標(biāo)，使檔案管理方式由信息管理向知識管理轉(zhuǎn)變。
二、集團(tuán)化檔案管理軟件系統(tǒng)部署模式
集團(tuán)化集團(tuán)化檔案管理軟件應(yīng)用解決方案部署方式根據(jù)下屬單位的實際情況應(yīng)主要考慮以下三點(diǎn)：
1、集團(tuán)總部和下屬單位的網(wǎng)絡(luò)連接情況；
2、下屬單位對集團(tuán)化檔案管理軟件系統(tǒng)的維護(hù)能力；
3、由于集團(tuán)總部和下屬單位的資產(chǎn)、權(quán)益不同，所以信息披露程度和檔案管理模式也存在著差異。根據(jù)不同的情況，一般有以下幾種部署方式：
1）大集中部署方式
該部署方式的特點(diǎn)是集團(tuán)總部成為管理中心、維護(hù)中心和數(shù)據(jù)中心，即將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等全部部署在總部，下屬單位通過專網(wǎng)或VPN來訪問總部。此種部署方式適用于網(wǎng)絡(luò)連接良好、下屬單位對系統(tǒng)維護(hù)能力較弱，集團(tuán)總部對下屬單位的人、財、物有統(tǒng)一管理權(quán)限和要求的情況。
2）混合式部署方式
混合式部署方式是指一部分具備較大集中管理模式的機(jī)構(gòu)，采用大集中的管理模式，而其它機(jī)構(gòu)則采用分布式進(jìn)行DL部署，DL匯總、移交檔案信息后，在集團(tuán)總部形成數(shù)據(jù)中心。
3）分布式部署方式
該部署方式是集團(tuán)總部和下屬單位分別DL的部署本單位系統(tǒng)。建成若干個管理中心、維護(hù)中心和數(shù)據(jù)中心，下屬單位根據(jù)集團(tuán)的統(tǒng)一要求將相關(guān)信息匯總、移交后，在集團(tuán)總部集中形成數(shù)據(jù)中心。這種部署方式適用于網(wǎng)絡(luò)連接情況較差、下屬單位較多且維護(hù)和管理能力較強(qiáng)，集團(tuán)總部與下屬單位不適合完全集中管理的情況。
三、集團(tuán)化檔案管理軟件系統(tǒng)功能架構(gòu)
(1) 信息采集平臺：它是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺，也是檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)平臺，更是整個平臺對外提供檔案知識服務(wù)的初始源泉，主要從各種數(shù)據(jù)源（包括：互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、文件系統(tǒng)、內(nèi)部其他系統(tǒng)及DL信息源）進(jìn)行信息采集；
(2) 知識應(yīng)用平臺：包括知識學(xué)習(xí)平臺、知識分析平臺、知識協(xié)作平臺、個性化知識平臺、知識管理和服務(wù)平臺。
(3) 知識采集平臺：它是檔案知識應(yīng)用的基礎(chǔ)平臺，是整個平臺系統(tǒng)對外提供檔案知識服務(wù)的源泉。通過分布式采集系統(tǒng)，從集中式和分布式綜合檔案管理系統(tǒng)中采集檔案知識，然后對各類檔案知識進(jìn)行整合和挖掘，分析、構(gòu)建檔案知識數(shù)據(jù)庫，為檔案知識應(yīng)用平臺提供應(yīng)用基礎(chǔ)；
(4) 檔案管理基礎(chǔ)平臺：它是檔案工作的IT支撐平臺，可實現(xiàn)全集團(tuán)檔案的收集、管理、存儲和利用，也可實現(xiàn)集團(tuán)總部對下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的管控，是“集團(tuán)”對外宣傳的窗口和對內(nèi)教育的基地；
(5) 知識應(yīng)用平臺：包括知識學(xué)習(xí)平臺、知識分析平臺、知識協(xié)作平臺、個性化知識平臺、知識管理和服務(wù)平臺。
會博通30余年匠心研發(fā)文件、檔案、知識一體化管理軟件系統(tǒng),應(yīng)用領(lǐng)域廣、行業(yè)通用性強(qiáng),滿足集團(tuán)化企業(yè)、黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等的不同應(yīng)用場景需求,已服務(wù)數(shù)萬用戶,讓文件、文檔、檔案為組織創(chuàng)造價值。
推薦閱讀：
制造行業(yè)文件、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用方案
合同檔案管理軟件要多少錢？企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能
