數(shù)字信息化時代下，檔案管理系統(tǒng)怎么樣？

2023/3/21 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 680

數(shù)字信息化時代下，檔案管理系統(tǒng)怎么樣？

一、會博通檔案管理系統(tǒng)功能概述

會博通電子檔案管理系統(tǒng)從完成職能角度分為以下四個部分：信息采集、檔案管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設置與維護。

檔案管理部分：主要完成日常的檔案管理工作、包括電子檔案的鑒定處置、審核歸檔、日常管理等。

信息采集部分：主要完成各全宗用戶的電子檔案在線提交及查詢。

系統(tǒng)維護部分：主要完成與系統(tǒng)運行相關的各種數(shù)據(jù)維護工作。

開發(fā)利用部分：主要完成檔案的查詢利用，研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。

（1）安全、開放、兼容的API接口，拒絕“信息孤島”；

（2）多文檔連續(xù)瀏覽模式為首創(chuàng)；

（3）靈活、彈性授權機制，確保系統(tǒng)安全；

（4）檔案庫房精準查詢，檔案精準定位；

（5）預留大數(shù)據(jù)分析接口，為數(shù)據(jù)可視化提供方便；

（6）多系統(tǒng)聯(lián)動，打破信息壁壘；

（7）“四性”檢測集成，確保“真實、完整、可用、安全”；

（8）可靈活定制檔案門類，提高適應性；

（9）全面兼容國產(chǎn)信創(chuàng)產(chǎn)品，實現(xiàn)全國產(chǎn)環(huán)境運行；

三、會博通檔案管理系統(tǒng)應該包含以下功能：

1、檔案的管理：會博通檔案管理平臺可實現(xiàn)符合國家標準，且滿足性檔案的集中存儲、集中應用，檔案管理系統(tǒng)可對檔案門類以及屬性字段進行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書檔案、會計檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。檔案管理系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；

2、檔案的安全：會博通檔案管理平臺具有完善的安全機制，靈活的權限設置和多級管理方式。會博通檔案管理系統(tǒng)采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權。檔案管理系統(tǒng)基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權限、內(nèi)容等。用戶只有通過身份、權限驗證，才能使用與自己權限相對應的功能；文件在網(wǎng)絡傳輸過程中是加密傳輸；對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載；

3、檔案的收集：檔案管理平臺支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。檔案管理系統(tǒng)應支持Excel表格導入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實現(xiàn)分布式或集中式的檔案整理需求；

4、檔案的查詢：會博通檔案管理平臺支持關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檔案管理系統(tǒng)檢索結果須根據(jù)工作職能與授權決定；

5、檔案的統(tǒng)計：會博通檔案管理系統(tǒng)可對庫存檔案的情況實現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數(shù)字檔案不同維度進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并且，檔案管理系統(tǒng)在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計功能。

6、檔案的整理：會博通檔案管理系統(tǒng)支持符合國家標準的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎上套取打印模板并調(diào)整打印格式。