工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)全面管理實(shí)體紙質(zhì)與電子檔案資料

    會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)可以全面管理實(shí)體紙質(zhì)與電子檔案資料，提供完善的文件、文檔、檔案收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進(jìn)行全過程控制與管理，推動(dòng)企業(yè)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣?dòng)化、檔案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與共享化。把公司過去與現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用會(huì)博通檔案管理平臺(tái)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

    檔案采集管理：建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)實(shí)際情況之下的紙質(zhì)、電子檔案統(tǒng)一存放管理，搭建企業(yè)智慧檔案庫；

    秒速調(diào)取檔案：根據(jù)用戶需求，可以實(shí)時(shí)搜索、OCR識(shí)別、進(jìn)行一鍵分享等，多種途徑快速查找檔案；

    實(shí)體庫房電子化：記錄每個(gè)檔案盒、檔案格、檔案架的使用情況，充分利用檔案室空間；

    流程規(guī)范化管理：建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)自動(dòng)化，提高檔案利用率；

    精細(xì)化的權(quán)限管理：完善的權(quán)限控制體系、讓密級(jí)管理、操作日志記錄，全面保護(hù)所有數(shù)據(jù)安全；

    報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析：提供檔案實(shí)時(shí)報(bào)表統(tǒng)計(jì)，比如統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量、借閱銷毀等情況，可以達(dá)到直觀展示平臺(tái)動(dòng)態(tài)。

    用，即應(yīng)用，關(guān)鍵在于打造高效便捷的應(yīng)用方式。以往我們對(duì)于檔案的調(diào)用，通常需要通過線下的層層審批，使用文件檔案管理系統(tǒng)上，所有的審批應(yīng)用都可以通過線上搞定。這一面向?qū)ο蟮臋n案應(yīng)用模式，使得檔案使用人員的自主性更強(qiáng)，只要有檔案調(diào)用的需求，無論何時(shí)何地，都可以通過檔案管理系統(tǒng)，一鍵查詢調(diào)用。

    管，即管理，關(guān)鍵在于流程化的管理。管理的內(nèi)容還是比較廣的，包括檔案的使用權(quán)限管理，檔案管理軟件將以往線下的檔案管理方式，搬到了線上，通過檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員可直接設(shè)置不同人員的檔案使用權(quán)限進(jìn)行檔案的使用管理。同時(shí)也可通過各種豐富的表單對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)行更換、批注等各種處理。

    存，即存儲(chǔ)，重點(diǎn)在于檔案的科學(xué)層級(jí)劃分。企業(yè)的檔案是非常多的，之所以要使用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，最重要的原因之一是，檔案管理軟件提供了非常科學(xué)并且符合國家規(guī)范的層級(jí)劃分方式，能夠確保檔案歸檔、不重復(fù)、不遺漏，具有唯一性。

　 工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，工程公司日常工作就是扎根在各種數(shù)據(jù)、資料當(dāng)中。做好工程項(xiàng)目檔案管理，對(duì)于檔案溯源、案例積淀與學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)分析調(diào)用都有很大的行業(yè)價(jià)值。那么如何做好工程？你可以從工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)下面這幾個(gè)方向來考慮。

　　工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

　　1.做好工程項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一、規(guī)范收集

　　所謂工程項(xiàng)目檔案，指的是工程企業(yè)，在為客戶提供工程服務(wù)的過程中所形成的，具有查考與保存價(jià)值的文件、材料，覆蓋單位從接受、編研、審核、合議、審批到出具報(bào)告的全過程。

　　檔案資料類型可大致分為成果報(bào)告、依據(jù)文件、財(cái)務(wù)文檔、人事檔案與其它文件等部分。

　　成果報(bào)告又包含報(bào)告書正本、各類分析說明文件、計(jì)算書、統(tǒng)計(jì)匯總表、工程造價(jià)審定、技術(shù)文件工作底稿等。

　　依據(jù)文件包括委托方提供的資料清單、項(xiàng)目建議書及批件、設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)文件、工程承包合同、工程預(yù)（結(jié)）算書、設(shè)計(jì)變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細(xì)單、各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料、會(huì)議紀(jì)要、文函等。

　　其它文件有工程造價(jià)合同、司法鑒定委托書、單位作業(yè)計(jì)劃書、《工程造價(jià)質(zhì)量控制流程表單》原件、《地區(qū)工程造價(jià)信息表》等。

　　做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的首要任務(wù)，就是要將這些分散的資料統(tǒng)一收集、規(guī)范歸檔。

　　會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供了一種多用戶協(xié)作，并且能夠自動(dòng)接收第三方文件的檔案管理模式。

　　會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)同時(shí)多人授權(quán)登錄管理，假如一個(gè)項(xiàng)目分為幾條線索同步執(zhí)行，那么每一個(gè)方向的負(fù)責(zé)人都可以即時(shí)地將檔案歸檔至系統(tǒng)當(dāng)中。同理，如果企業(yè)當(dāng)中，同時(shí)有多個(gè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，這些項(xiàng)目當(dāng)中的文件，也可以同步歸檔。

　　此外，就如在的過程當(dāng)中用到企業(yè)微信、釘釘、ERP等其它系統(tǒng)，也能夠同步將其它系統(tǒng)當(dāng)中的文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)里，很便利將工程文檔統(tǒng)一歸檔。

　　2、認(rèn)真做好工程項(xiàng)目檔案的利用與共享工作

　　將工程資源檔案收集起來的目的，主要就是為了保存與利用。要做好利用，你可以從兩個(gè)方面下功夫。

　　首先需要確保檔案資料的真實(shí)性與記錄的完整性；其次就是需要做好工程項(xiàng)目檔案的編目與分類工作，建立完善的存儲(chǔ)檢索系統(tǒng)，以便后續(xù)檔案能夠得到快速、精準(zhǔn)的搜查與利用。

　　在確保工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性與完整性方面，會(huì)博通采用了完善的流程化管理架構(gòu)，創(chuàng)造性地解決了這個(gè)難題，利用會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，你可以對(duì)各個(gè)的資料設(shè)定表格模板，框定填表規(guī)范。

　　同時(shí)，對(duì)于每一份待歸檔的檔案，都可在系統(tǒng)當(dāng)中增加流程審核環(huán)節(jié)，并且可將甲方納入審核環(huán)節(jié)，以確保資料的完備與正確。

　　在檔案編目、分類與檢索方面，會(huì)博通遵循國家與行業(yè)規(guī)范設(shè)立了非常靈活的體系架構(gòu)，比如將工程項(xiàng)目檔案資料劃分為成果報(bào)告、依據(jù)文件、其它文件3個(gè)方面，再向下細(xì)分的方式。

　　會(huì)博通對(duì)于工程項(xiàng)目檔案層級(jí)劃分不做限制，企業(yè)可以在規(guī)范的范圍內(nèi)進(jìn)行無限細(xì)分、靈活調(diào)整。

　　同時(shí)，會(huì)博通也為企業(yè)提供了一個(gè)資源搜索平臺(tái)，通過該平臺(tái)，系統(tǒng)用戶可隨時(shí)隨地查詢所需檔案資料，并利用鏈接與短信的方式將它們發(fā)送給需要協(xié)作的客戶與部門，真正做到了工程項(xiàng)目檔案的融通調(diào)用。

　　3、做好工程項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)分析工作

　　工程項(xiàng)目本身對(duì)于分析能力要求極強(qiáng)，對(duì)于工程項(xiàng)目檔案管理也是同樣。對(duì)工程各項(xiàng)目檔案進(jìn)行調(diào)研與統(tǒng)計(jì)分析，有利于調(diào)整工程業(yè)務(wù)未來的發(fā)展及工作側(cè)重點(diǎn)。

　　會(huì)博通為工程項(xiàng)目檔案管理快速生成全面又實(shí)用的檔案統(tǒng)計(jì)功能，檔案利用登記、利用排名、利用情況、用戶可以對(duì)數(shù)據(jù)一目了然，有助于工程管理企業(yè)決策層快速、全面把握使用情況，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)方向。

　　要做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，就是需要從做好檔案統(tǒng)一與規(guī)范收集、檔案的利用與共享、檔案的統(tǒng)計(jì)分析3個(gè)方面下功夫，才能夠更好把握工程項(xiàng)目進(jìn)度情況，是否需要改善調(diào)整，會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)正好就可以協(xié)助到大家的工作。

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