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學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)——學(xué)校檔案管理系統(tǒng)解決方案
學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)——學(xué)校檔案管理系統(tǒng)解決方案
傳統(tǒng)高校檔案管理存在的問題：
1、文件檔案集中統(tǒng)一管理困難
大部分企業(yè)、高校、團(tuán)體工作中產(chǎn)生的檔案、文檔分部散落在各個系統(tǒng)或職員電腦中，缺乏檔案全面性的集中統(tǒng)一管理。
2、移動辦公需求
很多傳統(tǒng)文件檔案管理工具往往沒有手機移動端訪問功能，便利員工在外出差需要及時查閱文件。
3、文件檔案查閱費時費力，效率低
隨著時間的積累，學(xué)校相關(guān)檔案歷史數(shù)據(jù)不斷積累，不斷更新替換，數(shù)量巨大，傳統(tǒng)共享盤文件檢索速度緩慢且不方便
4、由于工作的變化，文件檔案改動頻繁，造成版本混亂
在平時辦公過程中，針對資料文件的變更較為頻繁容易造成版本混亂，長此以往，不利后期的工作。
5、文件檔案無法實現(xiàn)高效、安全互聯(lián)互通
學(xué)校內(nèi)部各個部門、各領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)員或者成員之間，在辦公過程中會涉及重要性文件交互難，成本高，并且容易丟失，泄露風(fēng)險。
6、檔案統(tǒng)計分析需求
根據(jù)實際需求，對眾多檔案的統(tǒng)計分析都要求準(zhǔn)確、快捷、方便，目前傳統(tǒng)高校檔案管理很難實現(xiàn)。
一、主要功能點：
檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理。
基礎(chǔ)資料設(shè)置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設(shè)置，數(shù)據(jù)字典參數(shù)設(shè)置，公司資料設(shè)置等。
檔案檢索管理：按照學(xué)院，院系、班級導(dǎo)航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性,自定義檢索條件。
提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。
系統(tǒng)管理：用戶管理，權(quán)限設(shè)置，權(quán)限組設(shè)置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。
自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義錄入表單設(shè)置，自定義屬性、自定義權(quán)限設(shè)置、自定義設(shè)置Excel模板打印，自定義設(shè)置檢索條件，自定義設(shè)置提醒... ...
二、使用高校檔案管理系統(tǒng)的原因：
1、簡化檔案管理過程：
很明顯提升了檔案管理者的工作效率，把繁雜的檔案管理工作簡單化，讓檔案管理不再雜亂、低效。其中包含學(xué)生個人檔案、教職工個人檔案、教學(xué)與研究檔案、行政管理檔案、場館設(shè)施檔案等。其中學(xué)生個人檔案是最為重要的，包括學(xué)籍資料、課程成績、獎懲情況、活動參與記錄等。
2、實現(xiàn)檔案網(wǎng)格化管理：
通過會博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化建設(shè)，將有效有序改變檔案收集、歸檔立卷、整理編目、檔案利用、檔案檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時監(jiān)控、遠(yuǎn)程共享的工作體系。
3、檔案原件得以保護(hù)：
針對重要性的檔案原件，只需一次掃描，便可以實現(xiàn)多次線上線下查看與利用，有效保護(hù)檔案原件，從而降低原件損壞、遺失、篡改風(fēng)險。
4．實現(xiàn)檔案資源信息庫共享。
作為學(xué)校價值檔案信息，創(chuàng)建檔案資源信息庫將為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造更加優(yōu)越的條件，可分為公開庫、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫、文件資料庫、資料庫、人事檔案庫、綜合檔案庫、視頻庫、圖片庫等。讓利用者方便快捷，及時高效獲得各類信息資源，使檔案信息利用時效加快，辦理時間縮短，建立信息化的檔案資源信息庫是有必要的，并且支持多終端訪問共享。
5．加強檔案業(yè)務(wù)流程：
檔案管理是所有成員參與的一項工作，不單純屬于某個檔案員的任務(wù)，也非檔案業(yè)務(wù)都得在檔案館（室）完成的，進(jìn)行檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領(lǐng)導(dǎo)與人員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料又能安全利用。
三、選擇會博通檔案管理系統(tǒng)的理由：
1、久經(jīng)考驗，成熟穩(wěn)定：
軟件功能成熟完善：經(jīng)過了30多年匠心研發(fā)、不斷的改進(jìn)優(yōu)化，經(jīng)過眾多高校多年實戰(zhàn)應(yīng)用，反饋、優(yōu)化升級，目前會博通檔案管理軟件功能已經(jīng)非常完善，非常適合學(xué)校檔案管理。
2、軟件的平臺多樣性說：
根據(jù)用戶的使用習(xí)慣與便利性，系統(tǒng)支持平板端訪問，手機端APP，支持PC端安裝版等，能夠多平臺同時使用。
3、完善的整套軟件服務(wù)：
提供售前、售中、售后整套服務(wù)，隨時為客戶排憂解難，確保客戶有問必有答，遇到難點隨時協(xié)助，讓用戶用得順手順心。
4、從靈活拓展性強來說：
靈活性強的自定義功能：自定義功能強大，囊括了桌面模塊自定義顯示、分類自定義、屬性自定義、權(quán)限自定義等，管理員還能夠自定義字段、自定義表單及報表。
檔案管理軟件的拓展性：系統(tǒng)預(yù)留了多種接口及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，根據(jù)用戶需求，就如多種接口實現(xiàn)組織內(nèi)部OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)有機連接，不論是在OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、還是財會等其它系統(tǒng)。
5、超高的性價比優(yōu)勢：
除了完善的整套軟件服務(wù)外，會博通檔案管理系統(tǒng)處于動態(tài)優(yōu)化中，結(jié)合現(xiàn)實的場景需求，我們將持續(xù)更新最新的產(chǎn)品應(yīng)用，提供不限次數(shù)的免費升級服務(wù)。進(jìn)行使用培訓(xùn)、系統(tǒng)升級等服務(wù)。
四、金典案例
蘭州大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、哈爾濱師范大學(xué)、東北電力大學(xué)、合肥建設(shè)大學(xué)、廣東省交通運輸學(xué)校、廣東社會大學(xué)... ...
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