汽車制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)解決方案實(shí)現(xiàn)檔案“規(guī)范、利用、安全”

       我們都知道檔案就是人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，在汽車制造業(yè)來說，本司產(chǎn)生的檔案也是同樣價(jià)值性非常高，具有妥善收集、歸檔、儲存與利用的意義，針對過期無用處的檔案數(shù)據(jù)也需要妥善銷毀，避免與有用的檔案形成混淆。

       汽車制造業(yè)檔案可分為黨群工作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、設(shè)備檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、客戶資料等檔案，根據(jù)不同的情況會有不同的分類方式，就如下面某汽車公司的運(yùn)用會博通檔案管理系統(tǒng)分類如下。

一、針對黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的分類編號，黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案可采用年度進(jìn)行問題性質(zhì)分類、組合、排列。就如：

       1、黨群工作檔案按黨務(wù)、工會、共青團(tuán)、協(xié)會四個(gè)方面整理立卷排列。

       2、行政工作檔案、按行政事務(wù)、保衛(wèi)、外事、審計(jì)、人事、教育培訓(xùn)、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、房產(chǎn)管理九個(gè)方面整理、立卷、排列。

       3、經(jīng)營管理檔案按經(jīng)營決策、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品銷售、企業(yè)管理六個(gè)方面整理、立卷、排列。

       4、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、安全管理、工程技術(shù)管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息十個(gè)方面整理、立卷、排列。

       5、黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案編號由各自英文大寫字母代號標(biāo)識和阿拉伯?dāng)?shù)字號順序組成，不設(shè)二級以下類別。

       6、黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理帶密級的或不同保管期限的檔案，不做另行編號。

       7、黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案以“件”為單位，加蓋歸檔章，填寫問題（類別）、年度、保管期限、并編制一個(gè)順序室編號，組合、排列上架。

       8、產(chǎn)品檔案采用種類，型號分類方法，具體可按產(chǎn)品系列、型號進(jìn)行分類。

       a.產(chǎn)品系列為二級類目：

       b.產(chǎn)品型號為三級類目：

       c.一種型號的產(chǎn)品檔案只準(zhǔn)編同一類目檔案號。

9、科研檔案采用性質(zhì)、課題分類法、具體可按科研任務(wù)來源、研究課題分類。

      a.科研檔案二級類目按科研任務(wù)來源劃分：

      b.科研檔案三級類目按研究課題劃分。

       因此，會博通汽車檔案管理系統(tǒng)提供完善的分類機(jī)制，除了內(nèi)置可套用的分類結(jié)構(gòu)外，用戶也可根據(jù)自身企業(yè)的情況進(jìn)行自定義分類，屬性自定義，確保各種檔案管理的完整性，信息清晰明了。

實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的電子檔案信息管理方式

       汽車制造業(yè)檔案多樣，分散性強(qiáng)，儲存方式不統(tǒng)一，導(dǎo)致很多檔案易丟失，針對檔案的集中收集，可采用會博通檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理方式，比如把各部門的一些單據(jù)、交易信息、資源信息、工作計(jì)劃、紙質(zhì)合同等檔案形成數(shù)字化電子文檔，經(jīng)各部門、各企業(yè)歸檔處理后統(tǒng)一向電子文檔數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)提交，管理員可以通過系統(tǒng)歸類收集，收錄，整理歸檔。

提高工作效率及降低數(shù)據(jù)處理成本

       人工檔案管理因工作量大、管理員的專業(yè)度不強(qiáng)，整理、歸檔工作負(fù)擔(dān)大，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不精確，工作反復(fù)進(jìn)行，讓工作效率無法提升，造成數(shù)據(jù)處理成本大，都是比較突出的痛點(diǎn)。而汽車制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)將很好的解決這些問題，具有專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，具有規(guī)范化的整理歸檔方式引導(dǎo)，具有智能化的統(tǒng)計(jì)報(bào)表生產(chǎn)，讓痛點(diǎn)不再是痛點(diǎn)，很好的提高工作效率及降低數(shù)據(jù)處理成本。

檔案信息資源利用共享與價(jià)值開發(fā)

        檔案信息對于每一個(gè)企業(yè)來說都是一個(gè)自家寶庫，它具有傳播的價(jià)值性與開發(fā)再利用的特性，對于企業(yè)之后發(fā)展都具有深遠(yuǎn)的意義。所以做好檔案信息資源利用共享與價(jià)值開發(fā)是特別重要的檔案管理工作，針對一些需要內(nèi)部共享性的檔案，在利用檔案管理系統(tǒng)建立電子文檔數(shù)據(jù)中心后，能夠把各部門、各事業(yè)部相互鏈接起來，打破企業(yè)內(nèi)部職員構(gòu)成“信息孤島”的屏障。

保障汽車制造業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全

       很多企業(yè)針對檔案數(shù)據(jù)安全管理方面還是比較重視的，由于傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)、U盤、手機(jī)儲存導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)丟失一直是各痛點(diǎn)，為了避免再次出現(xiàn)，會博通從2點(diǎn)出發(fā)：

1、檔案數(shù)據(jù)利用的安全管理機(jī)制

       在檔案利用檢索、查閱、借閱、編研都可以進(jìn)行細(xì)化性的權(quán)限管理，避免不相關(guān)人員查閱不相關(guān)檔案、防止重要保密檔案外泄、放置檔案信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

2、檔案數(shù)據(jù)儲存的安全機(jī)制

       安全機(jī)制包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、強(qiáng)密碼登錄控制等重安全機(jī)制策略，汽車制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)可以企業(yè)私有服務(wù)器部署，意味著所有檔案數(shù)據(jù)存儲于企業(yè)的服務(wù)器中。

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