會(huì)博通提醒您，制造型企業(yè)文檔管理這4大“坑”別踩

文檔資料對(duì)每一家企業(yè)來(lái)說(shuō)都是重要的財(cái)富，管理好企業(yè)文檔是每一位企業(yè)檔案管理者的頭等大事。對(duì)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、物流等多個(gè)環(huán)節(jié)為一體的制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)尤其如此。然而，很多制造企業(yè)在文檔管理工作方面往往會(huì)“踩”進(jìn)以下幾個(gè)大坑，阻礙企業(yè)文檔管理工作的順利推進(jìn)。

一、完整性缺失

前文提到制造企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等多個(gè)環(huán)節(jié)，在文檔管理工作開展之初往往會(huì)因?yàn)樾枰獏f(xié)調(diào)的部門眾多，文檔總量激增，在整理文檔的過程中丟失部分資料，企業(yè)文檔完整性由此缺失。

二、時(shí)效性差

在收集文檔資料時(shí)，因?yàn)槲臋n分散在公司的各個(gè)部門而無(wú)法快速進(jìn)行組織、分類、歸檔、查詢等，失去重要的時(shí)效性。

三、利用率低

傳統(tǒng)的文檔管理因?yàn)楣井a(chǎn)品種類多且文檔類型各異，管理者在整理文檔時(shí)龐大的工作量使得他沒有時(shí)間騰出手來(lái)分門別類集中管理，最終造成各部門需要的資料時(shí)不能在第一時(shí)間借閱，使用率大打折扣。

四、安全有隱患

制造業(yè)最大的特點(diǎn)之一就是人員流動(dòng)性大，因此隨著員工的離職或調(diào)崗保存在其電腦上的資料也隨之消失或外泄。在文檔流失的路口處沒有設(shè)置管理路障，公司機(jī)密文檔因此流出。

會(huì)博通在提醒廣大制造企業(yè)不要“踩坑”的同時(shí)給出了可行的“避坑”方案，研發(fā)出企業(yè)文檔管理系統(tǒng)幫助制造行業(yè)解決文檔管理當(dāng)中的疑難問題。

1、文件檔案集中管理

利用文檔管理系統(tǒng)，從文檔的導(dǎo)入、掃描、移交到歸檔全流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，一環(huán)扣一環(huán)，減輕管理員負(fù)擔(dān)的同時(shí)，保證了文檔的完整性。

2、強(qiáng)大的搜索功能保證文檔的時(shí)效性

會(huì)博通的移動(dòng)端，或?qū)俞斸數(shù)華PP應(yīng)用，通過強(qiáng)大的搜索功能，可實(shí)現(xiàn)不限時(shí)間、不限地域地查看、編輯、借用文檔資料，更加方便快捷。

3、線上+線下的文檔借閱模式，提高文檔利用率

用戶可通過會(huì)博通，使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位知識(shí)、文檔，對(duì)于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時(shí)，可發(fā)起借用流程。

4、嚴(yán)密的用戶權(quán)限管理功能，保障文檔應(yīng)用安全

系統(tǒng)針對(duì)不同管理對(duì)象可采取不同的權(quán)限控制，提供信息使用權(quán)限以及信息接觸密級(jí)權(quán)限的二維權(quán)限管理。