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企業(yè)文檔高效管理的便捷之道,10萬+文檔分分鐘搞掂

2021/3/29 14:30:11       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1

企業(yè)文檔,是企業(yè)重要的知識資產;企業(yè)文檔管理怎么做、如何推進,影響著企業(yè)經營管理的方方面面。然而,在這個注重效率的時代,傳統(tǒng)的企業(yè)文檔管理方式無疑正在給管理效率"拖后腿":企業(yè)文檔儲存分散,管理工作量大;文檔歸檔不規(guī)范,后續(xù)查詢難;應用審批慢,查找借用耗時耗精力……


針對這類問題,國內許多優(yōu)秀的企業(yè)文檔管理軟件的產品服務商,提出了高效的"文檔一體化管理"解決之道。接下來,讓我們一起看看文檔一體化管理平臺,是如何解決以上企業(yè)文檔管理痛點,力助企業(yè)實現"管理減負"的:



1、以"一"敵多,讓文檔管理不再"各自為政"


以下場景,應該會讓不少文檔管理人員感到"頭禿":企業(yè)各部門的海量文檔分散儲存,不同部門的文件歸檔分類不統(tǒng)一,命名規(guī)范不一致;還時不時出現同一文件重復儲存、重要文件未歸檔等問題……

針對這類問題,文檔一體化管理平臺從以下方面提供了關鍵支持:


對接OA:首先,實現與OA辦公系統(tǒng)等內部系統(tǒng)的對接,將各渠道、各模塊中的文件、檔案統(tǒng)一歸集,打通文件與檔案從形成到管理的全鏈路。

專業(yè)模塊,集中管理:通過專門的文檔管理模塊,企業(yè)可構建符合業(yè)務邏輯的管理分類與屬性。接著,將從各模塊收集到的過程文件、成果文件,通過同一平臺統(tǒng)一歸檔,形成檔案。

建筑咨詢公司案例:廣州菲達建筑咨詢有限公司,通過應用會博通文檔一體化管理平臺,搭建了企業(yè)數字化檔案館。該公司按照造價咨詢、全過程咨詢、招投標業(yè)務、工程咨詢四大業(yè)務模塊來劃分工程文檔,將建筑工程檔案的所有過程文件、成果文件,按照規(guī)范統(tǒng)一實施歸檔管理。目前,已實現超10萬文檔量的規(guī)范管理,推進上千工程項目的建設與驗收進程。


2、一站式解決方案,將企業(yè)文檔全生命周期安排得"明明白白"


企業(yè)文檔管理,如果管理鏈路割裂,很容易帶來額外工作量:A員工負責紙質文檔收集與核對,B員工負責歸檔,C員工把控檔案利用……文檔管理缺少全鏈路把控,文檔流轉到哪一步,得一個個節(jié)點詢問;一旦相關環(huán)節(jié)負責人離職,還得花時間查詢和追溯,令人煩惱。


通過文檔一體化管理平臺,可輕松解決上述問題。


負責各環(huán)節(jié)的文檔管理人員,通過相應的系統(tǒng)流程,即可完成企業(yè)文檔從采集、錄入、整理、歸檔到再利用等工作,跨部門、跨地域地實現文檔的全生命周期管理。同時,系統(tǒng)會清晰記錄文檔流轉痕跡、流程審批結果等,文檔流轉的每一步都"安排"得明明白白。



國內500強制造企業(yè)案例:廣州萬寶集團有限公司,業(yè)務范圍覆蓋海內外,企業(yè)內部的實體與數字文檔數量增長迅速,亟需實現規(guī)范化管理。通過會博通文檔一體化管理平臺,企業(yè)構建了實體及數字文檔從采集、歸檔到再利用的"全生命周期管理鏈路",管理效率大幅提升,并得到了市檔案局的權威認可。


3、一鍵搜借,讓企業(yè)文檔應用不再"卡殼兒"


對于不少企業(yè)員工來說,文檔查找和借用是個累差事:拿著紙質表單跑上跑下走流程、找人審批;一旦審批領導不在,審批還只能:等,等,等,等!極大影響工作效率。

專業(yè)的文檔一體化管理平臺,會配置完善的文檔搜索和借還功能,讓文檔應用變得更簡單。


海量文檔,一鍵搜索:員工可通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、類自然語言搜索等多種搜索功能,一鍵快速查找到所需信息。


通過流程借還:通過企業(yè)文檔借還功能,員工通過流程申請領導線上審批后,即可線上或線下進行取用,擺脫紙質審批的低效桎梏;同時,借用人、用途、借用時間等都會一一記錄,以便后續(xù)追蹤。更完善的是,系統(tǒng)還會提供歸還提醒功能、文檔利用統(tǒng)計功能,助力企業(yè)文檔應用更加規(guī)范。



國家大型能源集團案例:廈門鎢業(yè)股份有限公司,面臨著集團子分公司多、業(yè)務量龐大,內部文檔共享需求大、協作難的問題。在應用會博通文檔一體化管理平臺后,集團將內部的各類信息資源串聯起來,形成統(tǒng)一化管理,并通過檢索和借還功能,實現了不同子公司、工作站、研究中心之間的文檔調用和查閱,助力工作的高效推進。


企業(yè)管理未來的重點之一,在于最大化地利用好各類信息化工具


巧用企業(yè)文檔管理軟件,能讓企業(yè)的高效文檔管理變得更簡單,管理人員不用再愁企業(yè)文檔管理怎么做的問題。而說到功能完善、好用、易部署的文檔一體化管理平臺,則少不了會博通軟件科技推出的文檔一體化管理軟件;是國內最早的文檔一體化管理軟件之一。會博通經過30多年的不斷迭代與完善,已經由文檔一體化軟件,升級為功能強大的"會博通綜合知識文檔管理平臺",成為了本文案例的客戶、同時也是各行業(yè)數萬用戶的選擇。通過會博通的數字化解決方案,企業(yè)文檔高效管理完全可以輕松實現。

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