房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化歸檔功能

      房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。
歸檔是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，歸檔效率直接影響了檔案管理的整體效率。房地產(chǎn)檔案管理過程中主要遇到以下問題：

      ·數(shù)量多：企業(yè)每天產(chǎn)生數(shù)以百計的銷售合同、技術(shù)文件、員工檔案……歸類處理耗費大量人力；
      ·調(diào)動久：檔案存儲位置不統(tǒng)一，調(diào)動和移交所需時間長，影響業(yè)務和管理效率；
      ·查找難：存檔方式不標準，幾個月、幾年后想提取檔案資料時難以查找…

      繁雜的檔案管理工作，造成了極大的管理成本，甚至影響著企業(yè)的信息流動和知識創(chuàng)新。

      智能化檔案歸檔功能是會博通綜合檔案管理系統(tǒng)的特色功能。借助會博通的流程化歸檔功能，企業(yè)可分布式進行檔案錄入，即由各職能部門發(fā)起流程，把紙質(zhì)文檔掃描錄入系統(tǒng)，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，再提交流程移交歸檔入庫；管理人員收到流程后，即可在系統(tǒng)對檔案進行集中統(tǒng)一管理。
     歸檔全程通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，依照統(tǒng)一既定標準實施，真正實現(xiàn)流程化處理。
     這其中又有幾個重點：

      1.清晰分類
      企業(yè)進行檔案采集時，需將檔案進行標準化分類，這是高效整理的第一步。
      會博通檔案管理系統(tǒng)，可適應各行業(yè)個性化的檔案分類需求，無論是合同類、產(chǎn)品類、人事類、經(jīng)營管理類還是與自身業(yè)務息息相關(guān)的業(yè)務檔案，能夠根據(jù)企業(yè)需求個性化配置，實現(xiàn)
標準分類。
      2.統(tǒng)一管理
為了提高效率和避免風險，大型企業(yè)內(nèi)往往配置專業(yè)檔案管理部門，進行統(tǒng)一管理。
在會博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案管理人員可通過追蹤、處理檔案相關(guān)流程，如歸檔、借閱、歸還等，來完成檔案的規(guī)范管理。在卡片式的流程管理界面，即可清晰查閱檔案處理進度等信息。

系統(tǒng)同時支持電子檔案、紙質(zhì)檔案、實物檔案。企業(yè)可通過電子檔案集中存儲、實體檔案分布式存放的模式，實現(xiàn)電子檔案與實體檔案的集成統(tǒng)一管理。

      3.便于定位
      在檔案生成后，企業(yè)在會博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)為其生成專屬“條形碼”、電子標簽以及二維碼，記錄檔案的基本信息，比如“存放地點”、“檔案編號”等，以便快速查找。
為了方便和紙質(zhì)檔案對應，還可以直接在會博通檔案管理系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對應的紙質(zhì)檔案上，掃一掃就能了解基本信息及定位檔案，方便快捷。

除了歸檔以外，流程化的理念貫穿于會博通檔案管理系統(tǒng)各處。簡而言之，會博通中的每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)。流程不僅僅可用于各類文件的流轉(zhuǎn)，如檔案移交、歸檔、借還等，更是所有工作流的設(shè)計與運作工具，如采購、請假、指派任務等。

       通過流程化管理，會博通把檔案管理系統(tǒng)中的信息和流程有機地融為一體，便于企業(yè)內(nèi)部檔案的高效管理與協(xié)作。更加值得關(guān)注的是，在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上，企業(yè)知識庫的重要性越來越受到重視，而流程化管理有利于檔案的流動和復用，將價值資源應用到日常溝通和業(yè)務辦公中，推動檔案管理過渡至知識管理，幫助企業(yè)沉淀知識資產(chǎn)、盤活智力資源，進而為業(yè)務創(chuàng)新、效率提升服務。