檔案知識(shí)學(xué)堂——全宗檔案的立卷分類(lèi)與內(nèi)容
全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類(lèi)、管理單位。
全宗號(hào)是各級(jí)檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號(hào)，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢(xún)。
(一)立卷的含義及意義
檔案不同于圖書(shū)，單份文件是零散的、大量的，一般不宜作為獨(dú)立的保管單位，而且，文件之間常有密切的聯(lián)系，若將有聯(lián)系的文件隨意分開(kāi)，將會(huì)失去其原有價(jià)值。所以，人們?cè)谡頇n案時(shí)，將若干互有聯(lián)系的文件組合成一個(gè)有機(jī)整體，稱(chēng)“案卷”,將文件編立成案卷的過(guò)程稱(chēng)“立卷”或“組卷”。案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案基本的保管單位，通常也是統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)，立卷工作的好壞、案卷質(zhì)量如何，是衡量檔案整理工作水平的重要標(biāo)志。
(二)立卷與全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的關(guān)系
立卷工作在我國(guó)一般由文書(shū)處理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，但檔案部門(mén)須與之協(xié)調(diào)，如對(duì)歸檔案卷進(jìn)行質(zhì)量檢查驗(yàn)收，對(duì)不合要求的案卷進(jìn)行加工，對(duì)零散文件進(jìn)行立卷等。
立卷與全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)是相互聯(lián)系的兩項(xiàng)工作。分類(lèi)是按一定標(biāo)準(zhǔn)把一個(gè)全宗內(nèi)的檔案劃分為若干類(lèi)別，每一次劃分只能使用一種標(biāo)準(zhǔn)，不能同時(shí)使用兩種或兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)，同一類(lèi)內(nèi)的各小類(lèi)之間是并列關(guān)系；立卷是按一定特征把文件組合成若干保管單位，同一類(lèi)內(nèi)的文件組卷，可根據(jù)需要同時(shí)使用多種特征。比如，對(duì)一部分文件可按問(wèn)題特征進(jìn)行立卷，另一部分文件可按時(shí)間特征進(jìn)行立卷，同一類(lèi)內(nèi)的各個(gè)案卷之間的關(guān)系因而也比較復(fù)雜，有的是并列關(guān)系， 有的是交叉關(guān)系，還有的是從屬關(guān)系。立卷與分類(lèi)的共同之處在于都是按照一定特征集中、組合檔案文件，以保持文件之間在某些方面的聯(lián)系，實(shí)質(zhì)上都是對(duì)文件的分類(lèi)，只不過(guò)分類(lèi)的層次有別，分類(lèi)的次序有先后，分類(lèi)的范圍大小不同。
文件分類(lèi)與立卷的程序一般是先后關(guān)系，先分類(lèi)(包括區(qū)分全宗)再立卷，分類(lèi)通常是立卷的前提，分類(lèi)的方法和質(zhì)量，對(duì)立卷有一定的影響, 甚至有決定作用。立卷對(duì)分類(lèi)也有一定的制約, 有些案卷是在歷史上形成的密不可分的一組文件整體，在重新分類(lèi)整理時(shí)則應(yīng)當(dāng)在原來(lái)案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類(lèi)，如對(duì)于公安、司法、監(jiān)察、人事部門(mén)的檔案在進(jìn)行分類(lèi)時(shí)應(yīng)考慮文件之間的微觀聯(lián)系，因?yàn)樵谔幚硪粋€(gè)案件過(guò)程中形成的全部文件是不可分割的，必須組成一個(gè)案卷，分類(lèi)只能在這些案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。因此,確定分類(lèi)方法和制定分類(lèi)方案之前，必須考慮到這些文件如何組成案卷的問(wèn)題。在立卷過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)所訂分類(lèi)方案或分類(lèi)有錯(cuò)誤時(shí)，必須加以修正?？梢?jiàn)，立卷不能完全在分類(lèi)之后進(jìn)行，先立卷后分類(lèi)或兩者結(jié)合進(jìn)行的情況也會(huì)時(shí)常發(fā)生。
(三)立卷工作的內(nèi)容
立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂等工作內(nèi)容。
