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會博通:如何編制檔案案卷目錄?

2020/10/22 17:45:37       來源:        作者:孫超       瀏覽量:  1

檔案案卷目錄編制是每一個檔案人必須掌握的技能之一,作為檔案管理從業(yè)人員,如何科學有效的編制檔案案卷目錄呢?下面小編就通過會博通資深數(shù)字檔案管理顧問分享,整理一份檔案案卷管理方法供大家參考!

 

歸檔文件目錄

 

一、歸檔文件目錄格式


歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細,便于檢索。

 

二、歸檔文件目錄的填寫方法

 

歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,對復文的編目應體現(xiàn)來文內容。歸檔文件目錄設 置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

a)序號:填寫歸檔文件順序號。

b)檔號:檔號按照歸檔文件整理規(guī)則編制。

c)文號:文件的發(fā)文字號。沒有文號的,不用標識。

d)責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。

e)題名:文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范,或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的, 應全部或部分自擬標題,自擬內容外加方括號“[ ]”。

f)日期:文件的形成時間,以國際標準日期表示法標注年月日,如 19990909。

g)密級:文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,不用標識。

h)頁數(shù):每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

i)備注:注釋文件需說明的情況。

 

一、文書檔案目錄格式


 

二、文書檔案案卷的填寫方法

1)室編案卷號:填寫案卷封面的歸檔號。

2)館編案卷號:填寫案卷封面的案卷號,即案卷目錄中案卷的流水順序號。

3)題名:填寫案卷標題。如果原案卷標題不能揭示案卷內容或標題過于冗長時,一般應重新擬寫,將原標題修改后再填寫。

4)年度:填寫案卷內文件的主要時間。

5)頁數(shù):填寫卷內文件的實有頁數(shù)。

6)期限:填寫檔案整理時所規(guī)劃的檔案的實際保管期限。

7)備注:填寫卷內文件的變化情況,如移出、銷毀等。

 

科技文書檔案案卷內目錄

1 . 案卷目錄式樣見圖A5。

2 . 序號,應填寫登錄案卷的流水順序號。

3 . 檔號,由全宗號、分類號(或項目代號或目錄號)、案卷號組成。

4 . 案卷題名,應簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容,主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字(號)、結構、階段名稱、文件類型名稱等。

5 . 保管期限,應填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限。

6 . 總頁數(shù),應填寫案卷內全部文件的頁數(shù)之和。

7 . 備注,可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

 

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