物業(yè)檔案管理數(shù)字化升級(jí)：如何解決海量檔案的管理難題？

物業(yè)公司，該如何管理種類繁雜、數(shù)量巨大的檔案資料？

想象一下，一個(gè)大型物業(yè)公司，管理著數(shù)十上百的住宅和商業(yè)樓宇，涉及的文件和檔案數(shù)量驚人——合同、證照、維修記錄、業(yè)戶資料、設(shè)備設(shè)施資料、安全檢查報(bào)告……傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅耗時(shí)耗力，而且效率低下。

現(xiàn)在，有了會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”，這一切都變得簡(jiǎn)單起來(lái)。

“貓仔”是一款開(kāi)箱即用的檔案管理解決方案，包括了檔案管理工作所需的會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)、電腦以及掃描儀，能夠用來(lái)管理物業(yè)公司運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的所有文件與檔案：無(wú)論是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案；無(wú)論是各門類檔案，如文書檔案、人事檔案、合同檔案等；還是各類型文件資料，如證照、各類巡檢記錄等，都能用“貓仔”來(lái)統(tǒng)一集中管理。

在物業(yè)檔案管理工作中，文檔收集是一個(gè)耗時(shí)且繁瑣的工作。但如果用了“貓仔”，數(shù)字化上傳將變得輕松快捷：比如，當(dāng)一個(gè)新的維修項(xiàng)目完成后，工作人員立刻就可以用工卡登錄上傳程序，將新生成的維修資料，放到設(shè)備中掃描上傳，文件會(huì)自動(dòng)分類儲(chǔ)存。操作簡(jiǎn)單，幾分鐘就能完成。還可以增配多套掃描機(jī)器人“龜仔”，放在多個(gè)部門、異地公司做收集，員工隨時(shí)可掃描上傳文件。

文件上傳后，管理員立即就能在會(huì)博通系統(tǒng)上，對(duì)其進(jìn)行歸檔等。“貓仔”支持高度自定義的分類架構(gòu)，因此物業(yè)公司可按照管理需求，自定義檔案全宗、分類、屬性和表格等。比如，物業(yè)公司可以按照不同項(xiàng)目部，來(lái)劃分多個(gè)檔案全宗，也可以根據(jù)工作內(nèi)容來(lái)進(jìn)行分類，還可以在會(huì)博通系統(tǒng)中自定義檔案屬性，以便詳細(xì)記錄每一項(xiàng)文檔的關(guān)鍵信息。將海量文檔分門別類規(guī)范歸檔儲(chǔ)存。

在檢索方面，“貓仔”的秒級(jí)檢索讓文件查找變得輕而易舉。想象一下，一個(gè)物業(yè)經(jīng)理需要查找一份幾年前的維修合同。過(guò)去，他可能需耗費(fèi)數(shù)小時(shí)，翻找數(shù)個(gè)文件柜。但有了“貓仔”，只需幾秒鐘，他就能在會(huì)博通系統(tǒng)中檢索到這份合同。如果著錄時(shí)錄入了存放地點(diǎn)，還可以快速地查到紙質(zhì)檔案存在哪個(gè)位置。

應(yīng)用“貓仔”，文檔的全生命周期管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能精準(zhǔn)跟蹤和管理。比如，一份新簽的合同，員工用“龜仔”掃描上傳，管理員在會(huì)博通系統(tǒng)上，對(duì)這份合同進(jìn)行歸檔；月末還可進(jìn)行專業(yè)維度的統(tǒng)計(jì)；有需要時(shí)也可通過(guò)借閱登記將其按規(guī)定借出，借閱到期時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒歸還；還能為合同的效期設(shè)置自動(dòng)提醒，確保及時(shí)續(xù)簽。讓物業(yè)檔案管理工作合規(guī)、高效、有序。

“貓仔”不僅提高了工作效率，還能通過(guò)高效的檔案利用，使得物業(yè)服務(wù)更加精準(zhǔn)、有效，讓物業(yè)管理更加智能化。所以，如果你也是物業(yè)公司的一員，正在為檔案管理頭疼，不妨試試會(huì)博通“貓仔”。

物業(yè)檔案管理，用“貓仔”，更輕松！

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