檔案數(shù)字化流程揭秘：檔案數(shù)字化前處理要注意什么？有哪些步驟？

檔案數(shù)字化處理，需經(jīng)過哪些流程？

會博通參考檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017），及團(tuán)隊在檔案數(shù)字化項目中的實戰(zhàn)經(jīng)驗，將檔案數(shù)字化處理流程總結(jié)為以下七大環(huán)節(jié)：

數(shù)字化前處理、數(shù)字化數(shù)據(jù)采集、數(shù)字化數(shù)據(jù)處理、圖像質(zhì)量檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字化后處理、目標(biāo)數(shù)據(jù)庫建立。流程見圖如下：

檔案數(shù)字化，是一項細(xì)致而環(huán)環(huán)相扣的工作。在每個環(huán)節(jié)的處理過程中，都有許多細(xì)節(jié)難點(diǎn)，如：

檔案數(shù)字化前處理，是要先拆卷還是先編頁？檔案用膠水粘貼或縫紉機(jī)壓線時，該如何處理？檔案破損如頁腳翻卷、輕微裂痕要怎么處理？……

針對檔案數(shù)字化處理過程中的各項要點(diǎn)，會博通特別推出《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目，將逐一為大家介紹每個環(huán)節(jié)的要點(diǎn)和注意事項。

本期我們介紹的環(huán)節(jié)是：檔案數(shù)字化前處理。

01檔案數(shù)字化前處理流程

檔案數(shù)字化前處理，是檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)，‌它涉及到對檔案進(jìn)行全面的檢查和準(zhǔn)備，‌以確保數(shù)字化過程的順利進(jìn)行和保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。‌

檔案在數(shù)字化前處理階段，即從檔案庫房出庫后，至進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集前，一般經(jīng)過以下處理流程：

1、檔案出庫

2、檔案清點(diǎn)

3、檔案交接

4、確定掃描頁

5、編制頁號

6、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

7、拆除裝訂

8、技術(shù)修復(fù)

02檔案數(shù)字化前處理要點(diǎn)

檔案出庫

檔案調(diào)出庫房，應(yīng)由雙方共同清點(diǎn)案卷數(shù)量，仔細(xì)查看每個案卷，對于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷內(nèi)目錄、頁碼是否連續(xù)，裝訂是否牢固，有否破損等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗收的依據(jù)。

完成檔案調(diào)取清點(diǎn)、登記等前期工作后，可提交檔案出庫申請。經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)范，辦理出庫相關(guān)手續(xù)。并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。

編制頁號

檔案拆卷前先檢查卷內(nèi)文件頁碼，如有頁碼缺失或錯誤，需重新編制頁碼。

編制時，用鉛筆編寫在當(dāng)面材料的右上角；編制雙面書寫的文字材料時，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。

如發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)實際分頁不符，整理人員校核后，應(yīng)用鉛筆修改錯誤的頁碼。如出現(xiàn)破損頁面、缺頁等特殊情況，要進(jìn)行登記。

拆除裝訂

應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。拆除裝訂時，要注意保護(hù)檔案不受損害，不得損壞檔案包裝原件，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

對于拆卷后難以復(fù)原的珍貴原件，應(yīng)先請示檔案所屬單位，決定是否拆卷。拆卷時，要先去掉金屬物。對于特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，拆除時應(yīng)拍照記錄，以便恢復(fù)檔案原貌。

檔案裁頁

對于必須裁頁才能掃描的文件，應(yīng)經(jīng)過檔案所屬單位同意后，方可用裁紙刀沿文件原有折痕細(xì)心裁切，不得徒手撕裁。

更多檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)的介紹，歡迎關(guān)注會博通（官網(wǎng)或公眾號），我們將持續(xù)為大家分享介紹。

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