檔案管理工具怎么選？會(huì)博通攻略！
應(yīng)該選購(gòu)單用戶版本還是企業(yè)版本？要不要選購(gòu)檔案管理機(jī)器人？要不要配置檔案管理服務(wù)器？琳瑯滿目的選件產(chǎn)品，挑花了眼？您在選購(gòu)檔案管理工具的時(shí)候，是不是經(jīng)常遇到這樣的困惑。別著急，小編幫您整理了會(huì)博通檔案工具挑選攻略！
會(huì)博通的產(chǎn)品體系一共有3個(gè)類別，分別是檔案管理軟件、解決方案型產(chǎn)品、以及各種各樣的選件。其中檔案管理軟件又分單用戶版、工作組版、標(biāo)準(zhǔn)版、企業(yè)版；解決方案型產(chǎn)品包括檔案管理機(jī)器人、檔案管理服務(wù)器；選件又分為系統(tǒng)選件、功能模塊選件、接口選件。該怎么樣選擇，我們逐一詳細(xì)說(shuō)明。
01根據(jù)用戶數(shù)選擇檔案管理軟件版本
單用戶版檔案管理軟件安裝在Windows桌面系統(tǒng)上，建立一個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)，供1個(gè)用戶使用。專門(mén)為小微組織和個(gè)人打造的精簡(jiǎn)版的會(huì)博通系統(tǒng)，以便用戶更為方便、快捷而又不失專業(yè)的解決文檔管理、人力資源信息管理、證照管理、綜合檔案管理等方面的問(wèn)題。
工作組版檔案管理軟件安裝在Windows Server系統(tǒng)上，建立一個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)，供2-9個(gè)注冊(cè)用戶使用，適用于中小企業(yè)或工作組網(wǎng)絡(luò)用戶。
標(biāo)準(zhǔn)版檔案管理軟件安裝在Windows Server系統(tǒng)上，建立一個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)，供網(wǎng)絡(luò)用戶使用。標(biāo)準(zhǔn)版包括按注冊(cè)用戶數(shù)授權(quán)和按服務(wù)器授權(quán)兩種方式。按用戶數(shù)授權(quán)的初始包裝的標(biāo)準(zhǔn)版為10用戶，客戶可根據(jù)需要增配用戶數(shù)；按服務(wù)器授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)版可在一臺(tái)服務(wù)器上安裝使用不限制注冊(cè)用戶數(shù)。
企業(yè)版檔案管理軟件安裝在Windows Server系統(tǒng)上，可在一臺(tái)服務(wù)器上建立多個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)，供網(wǎng)絡(luò)用戶使用。采用多套企業(yè)版，可形成跨服務(wù)器的大型分布式系統(tǒng)。企業(yè)版包括按注冊(cè)用戶數(shù)授權(quán)和按服務(wù)器授權(quán)兩種方式。按用戶數(shù)授權(quán)時(shí)初始包裝的企業(yè)版為50用戶，客戶可根據(jù)需要增配用戶數(shù)；按服務(wù)器授權(quán)的企業(yè)版可在一套服務(wù)器上安裝使用不限制注冊(cè)用戶數(shù)。
利用企業(yè)版，配置多個(gè)Web服務(wù)器選件用于不同的管理應(yīng)用時(shí)，可實(shí)現(xiàn)多應(yīng)用共享數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)。
02根據(jù)使用場(chǎng)景選購(gòu)檔案管理機(jī)器人
判斷是否需要選購(gòu)檔案管理機(jī)器人，您可以從兩個(gè)場(chǎng)景考慮：一是否有檔案數(shù)字化的需求、二檔案的產(chǎn)生部門(mén)是否分散和異地。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人囊括了掃描機(jī)器人，可以通過(guò)愛(ài)普生掃描儀，將紙質(zhì)文檔快速數(shù)字化，形成可供全文搜索的雙層PDF文件，并自動(dòng)上傳到檔案管理機(jī)器人主系統(tǒng)。文檔資料上傳到檔案管理系統(tǒng)之后，系統(tǒng)管理員可以在主系統(tǒng)當(dāng)中執(zhí)行檔案的收、管、存、用的檔案全生命周期管理。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人采用的是“1+N”的管理架構(gòu)，1個(gè)主系統(tǒng)以匹配N個(gè)掃描機(jī)器人。每一個(gè)掃描機(jī)器人不受地域限制，比如在工程型企業(yè)當(dāng)中可以專門(mén)對(duì)不同的項(xiàng)目部配備一臺(tái)掃描機(jī)器人，讓項(xiàng)目檔案隨時(shí)生產(chǎn)，隨時(shí)上傳，讓檔案管理更為高效和便捷。
03根據(jù)安全性需求考慮配置檔案管理服務(wù)器
為了便利化用戶檔案軟硬件的部署，會(huì)博通推出了專屬的檔案管理服務(wù)器。
會(huì)博通檔案管理服務(wù)器，帶有防拷貝、防刪除、裸盤(pán)災(zāi)備、以及數(shù)據(jù)備份等功能，為檔案管理創(chuàng)造了更為安全和可靠的環(huán)境，是一種專門(mén)用于管理、存儲(chǔ)和提供檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器。檔案管理服務(wù)器支持多用戶同時(shí)訪問(wèn)，并提供基于網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程訪問(wèn)功能。這使得用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)和共享檔案數(shù)據(jù)，方便了跨部門(mén)或跨地域的合作和使用。
通常情況下建議采用配套的檔案管理服務(wù)器。
04根據(jù)實(shí)際需求選擇選件
會(huì)博通的系統(tǒng)選件有移動(dòng)端、WEB服務(wù)器與文檔服務(wù)器套件、知識(shí)搜索；功能選件有用戶自主創(chuàng)建磁貼應(yīng)用模塊授權(quán)、圖片庫(kù)、圖片識(shí)別與搜索組件、視頻庫(kù)、發(fā)布審核、車輛管理、值班管理、短信平臺(tái)、知識(shí)地圖、庫(kù)房管理、智能密集架接口、庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)管理。
接口選件有企業(yè)微信接口及小程序、釘釘接口及小程序、云之家接口及小程序、在線OCR接口、在線OCR高級(jí)接口、OCR高級(jí)接口本地化部署、OCR離線部署組件、身份證信息讀取接口、文檔借閱/領(lǐng)取手續(xù)現(xiàn)場(chǎng)處理接口、電子印章接口、文檔信息接收接口、文檔移交接口、外勤軌跡接口、用戶同步中間數(shù)據(jù)接口、第三方系統(tǒng)用戶直接同步接口、第三方認(rèn)證登錄、郵件網(wǎng)關(guān)、郵件提醒接口、USBKey用戶認(rèn)證登錄接口、第三方應(yīng)用接入接口、跨平臺(tái)桌面工具插件、二次開(kāi)發(fā)接口。
集成選件有單點(diǎn)登陸、用戶同步、消息推送、歸檔公文移交、文件移交、協(xié)同表單移交。
不同的選件對(duì)應(yīng)了不同的應(yīng)用場(chǎng)景，用戶朋友們可以結(jié)合自己的使用需求，咨詢售前技術(shù)人員進(jìn)行詳細(xì)了解。一般來(lái)說(shuō)配置比較多的選件是：知識(shí)搜索、自主創(chuàng)建磁貼應(yīng)用模塊授權(quán)、發(fā)布審核、庫(kù)房管理、有企業(yè)微信接口及小程序、在線OCR接口、電子印章接口、單點(diǎn)登陸等。
05會(huì)博通，讓文檔為組織賦能
會(huì)博通是一家成立于1990的企業(yè)，多年來(lái)始終專注于文件、檔案、知識(shí)一體化管理領(lǐng)域，形成了融合多場(chǎng)景應(yīng)用的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理體系，能夠很好地幫助組織對(duì)大數(shù)據(jù)量、復(fù)雜數(shù)據(jù)格式以及多樣性的內(nèi)容資料進(jìn)行合規(guī)化管控。
會(huì)博通擁有非常全面的文件、檔案、知識(shí)一體化服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，可以一站式配齊您需要的檔案管理工具，同時(shí)也提供檔案管理咨詢與培訓(xùn)服務(wù)。會(huì)博通，讓文檔為組織賦能！把文檔工具服務(wù)交給會(huì)博通，文檔工作更輕松！
推薦閱讀：
限時(shí)加贈(zèng)！這款檔案管理必備硬件，你一定需要！
檔案管理機(jī)器人與掃描機(jī)器人的關(guān)系，以殲20與忠誠(chéng)僚機(jī)關(guān)系來(lái)類比
