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效率革新加速！會博通檔案管理系統(tǒng)助力佛山公控集團打造數(shù)字檔案中心

2021/12/16 0:00:00 來源：作者：小博瀏覽量： 0

佛山市公用事業(yè)控股有限公司，簡稱公控公司，成立于2006年，是經佛山市人民政府出資成立，由佛山市國資委監(jiān)管的國有控股有限責任公司，在“2021年佛山市百強企業(yè)”中位列上榜佛山國企第1名，總榜單第14名。

檔案管理系統(tǒng) 數(shù)字檔案室致遠OA系統(tǒng)

作為佛山市國有企業(yè)的排頭兵，公控公司核心業(yè)務聚焦水、電、氣、環(huán)保（固廢）、智能制造五大核心主業(yè)，形成了涵蓋綜合能源、大數(shù)據(jù)服務、供應鏈貿易的產業(yè)發(fā)展格局，持續(xù)為社會經濟發(fā)展、貢獻公控力量。

公控公司堅持創(chuàng)新發(fā)展，十分重視信息技術在企業(yè)管理中的應用，為更好聯(lián)通業(yè)務協(xié)作，引入了致遠OA系統(tǒng)。最近，又與紹林科技達成項目合作，引入會博通檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質檔案與數(shù)字化檔案的全生命周期管理，讓企業(yè)的經營和發(fā)展得以長足的積淀！

打通單點登錄功能，免登錄訪問數(shù)字檔案室

應公控公司委托，紹林科技通過集成開發(fā)、參數(shù)配置、安全保障等技術方式，打通會博通檔案管理系統(tǒng)與致遠OA的“單點登錄”功能。公控公司員工登錄致遠OA，即可點擊相應按鈕，單點登錄到數(shù)字檔案室，避免了重復輸入賬號密碼的麻煩。

檔案管理系統(tǒng) 數(shù)字檔案室致遠OA系統(tǒng)

（系統(tǒng)集成邏輯圖）

開通用戶同步功能，無需重復構建用戶信息

紹林科技為公控公司開發(fā)了用戶同步功能，致遠OA系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織架構與用戶，可以自動同步到會博通檔案管理系統(tǒng)中，并且可跟隨致遠OA系統(tǒng)中用戶的增加、刪改，自動進行同步更新，保證了企業(yè)內部組織架構與系統(tǒng)用戶結構的一致性，也避免了用戶信息的重復創(chuàng)建，大大提高了工作效率，節(jié)省了管理成本。

檔案管理系統(tǒng) 數(shù)字檔案室致遠OA系統(tǒng)

（自動同步OA組織框架）

歸檔文件跨系統(tǒng)自動接收，檔案管理及時高效

紹林科技為公控公司定制開發(fā)了專門的服務程序，能定時從致遠OA系統(tǒng)中，按照預先設定的規(guī)則定期抓取已定稿的文件數(shù)據(jù)。包括元數(shù)據(jù)(檔案著錄項)和文件內容，自動轉存到數(shù)字檔案室中，實現(xiàn)了跨系統(tǒng)的文件自動接收，也使公控公司的檔案管理工作接續(xù)到了文件形成時，大大提高了檔案管理的及時性和工作效率。

檔案管理系統(tǒng) 數(shù)字檔案室致遠OA系統(tǒng)

（輔助自動歸檔）

消息跨系統(tǒng)實時同步，待辦事項及時觸達

應公控公司一體化待辦審批需求，紹林科技將數(shù)字檔案室中的流程信息，全部同步至致遠OA系統(tǒng)消息中。通過OA系統(tǒng)，公控公司員工點擊OA待辦詳情，便可跳轉至數(shù)字檔案室審批流程，無需在多套系統(tǒng)之間切換，審批工作更快捷，實現(xiàn)了溝通與協(xié)作的數(shù)字化，助力管理者高效決策。

檔案搜索穿透附件，返回最佳段落并高亮顯示

紹林科技為公控公司數(shù)字檔案室定制開發(fā)了穿透附件的檔案搜索功能。根據(jù)關聯(lián)詞，公控公司員工可對檔案正文，表單、附件、審批記錄等關聯(lián)文檔進行全方位搜索，并匹配最佳段落，進行高亮顯示，信息搜索更為全面和精準，最大程度提高員工檔案搜索效率。

多維度授權體系，檔案借還安全可控

于大型國企而言，信息安全高于一切。為確保數(shù)據(jù)安全，避免檔案外泄，紹林科技與公控公司依據(jù)員工工作職能，搭建一套多維度的授權體系，依據(jù)權限返回搜索調閱內容，實現(xiàn)企業(yè)檔案線上、線下、以及線上線下相結合的全方位檔案安全管控體系。