【案例】中康建設(shè)攜手會(huì)博通打造檔案管理信息化

中康建設(shè)管理（集團(tuán)）股份有限公司成立于2004年,是由國(guó)家工商總局核名設(shè)立的無(wú)行政區(qū)劃名公司，是我國(guó)優(yōu)秀的綜合工程承包企業(yè)，公司注冊(cè)資本10億元，曾獲得"江西省城市建設(shè)公共形象優(yōu)秀獎(jiǎng)"、"省優(yōu)"、"市優(yōu)"、"優(yōu)秀公司"、"先進(jìn)集體"等各類榮譽(yù)稱號(hào)，目前公司已進(jìn)入上市輔導(dǎo)期。

隨工程業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，一貫重視質(zhì)量管理及企業(yè)信息化建設(shè)的中康建設(shè)集團(tuán)，在疫情期間也沒有放緩企業(yè)檔案管理信息化的步伐，與會(huì)博通軟件科技簽約部署檔案管理系統(tǒng)，走上了檔案管理信息化建設(shè)的道路。

以“讓客戶滿意”為宗旨，在文件與檔案管理軟件行業(yè)耕耘了30多年的會(huì)博通軟件科技，為中康建設(shè)提供的檔案信息化方案，有以下內(nèi)容和特點(diǎn)：

一、工程項(xiàng)目檔案的全生命周期管理

中康建設(shè)作為一家工程承包企業(yè)，雖然一直都重視工程檔案管理，但由于沒有實(shí)現(xiàn)信息化，文檔存放分散，利用不方便，公司員工往往無(wú)法按工作需要及時(shí)找到所需要的文件檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響工作效率。

引入會(huì)博通后，中康建設(shè)通過從起草、審批到歸檔的自動(dòng)化流程管理，分布式的檔案整理與集中式的數(shù)字化管理并行，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案的及時(shí)歸檔，做到了有序化、規(guī)范化的檔案管理，員工查找檔案、資料變得非常方便，節(jié)約了大量時(shí)間。

二、通過組織機(jī)構(gòu)虛擬化，讓全員參與檔案管理

會(huì)博通將企業(yè)的組織架構(gòu)原原本本地投射到網(wǎng)絡(luò)虛擬世界中，也就是組織架構(gòu)的虛擬化，能在系統(tǒng)中建立與現(xiàn)實(shí)中的組織架構(gòu)完全一致的組織層級(jí)結(jié)構(gòu)，并且，組織框架也就是帶層級(jí)的用戶框架，把用戶管理與組織架構(gòu)融為一體，讓全員參與檔案管理，更顯會(huì)博通的創(chuàng)新、實(shí)用和與用戶需求的主動(dòng)融合。

會(huì)博通創(chuàng)建的組織架構(gòu)，不受層級(jí)數(shù)量的限制，并且，每一級(jí)組織，包括組織中的個(gè)人，都可創(chuàng)建符合自身需求的知識(shí)管理架構(gòu)。

為了改善組織機(jī)構(gòu)虛擬化后的靈活性，會(huì)博通還提出了職務(wù)變量和流程關(guān)系變量?jī)蓚€(gè)創(chuàng)新概念，可根據(jù)企業(yè)的職位列表來(lái)設(shè)定任職者，根據(jù)業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)處理關(guān)系來(lái)定義流程關(guān)系變量，動(dòng)態(tài)匹配流程參與者，大大提高了授權(quán)以及工作流程設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)便性和靈活性，也方便全員參與管理。

三、檔案管理與工程項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)一致

工程建設(shè)過程中，所涉及的單位、部門、工種眾多，需要處理移交的文件、檔案繁雜，在沒有實(shí)現(xiàn)信息化之前，常面臨著原始資料不齊全、文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)的情況，部署會(huì)博通后，格參與單位、各部門、各工種，都可根據(jù)其工作進(jìn)度，同步處理、移交和利用文件檔案，大大提高了工程項(xiàng)目管理效率。

四、文檔應(yīng)用更為安全與方便

會(huì)博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等，都可以方便地應(yīng)用于會(huì)博通系統(tǒng)，用戶可根據(jù)需求打造適合于自己需要的安全管理體系。

會(huì)博通提供了類似于黑匣子的痕跡管理以及用戶操作與應(yīng)用的全面監(jiān)控功能。

會(huì)博通提供了具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文檔服務(wù)功能、包含支持多頁(yè)tif文件處理的圖片管理器、PDF文件閱讀器以及各種常用格式的文件轉(zhuǎn)換為PDF等，可非常方便地閱讀和處理各種格式的文件，并且，提供了完整的權(quán)限控制與防擴(kuò)散功能，可根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)添加屏幕水印和打印水印，可以設(shè)置通用水印、類型水印和流程后續(xù)水印，即使通過屏幕拷貝、照相、打?。煽刂拼蛴?quán)限）等方式獲得文檔，也會(huì)因?yàn)樗〉拇嬖诙菀姿菰?，打印證件辦理相關(guān)事務(wù)時(shí)，還可通過打印水印限定打印件的用途。

會(huì)博通提供了強(qiáng)大的搜索功能，并且，這種搜索，是與操作者的權(quán)限相適應(yīng)的，也就是說(shuō)，用戶可根據(jù)按其職責(zé)所擁有的權(quán)限，搜索自己工作所需的信息，會(huì)博通稱之為工作搜索。

會(huì)博通的工作搜索，與互聯(lián)網(wǎng)上的搜索引擎，有相似之處，但工作搜索的功能更加細(xì)致，比如：依權(quán)限搜索，可對(duì)搜索出的信息依權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)處理，提供部份類自然語(yǔ)言搜索功能等。

會(huì)博通工作搜索的目的，就是希望把知識(shí)及時(shí)的送到所需要的人面前。

會(huì)博通提供了專門的搜索平臺(tái)，一個(gè)專職于搜索的應(yīng)用模塊，另外，大部份頁(yè)面都提供了搜索框，輸入關(guān)鍵詞即可快速查找到所需的信息，高級(jí)搜索還可設(shè)定更為全面的搜索條件來(lái)獲得更精準(zhǔn)的搜索結(jié)果。

會(huì)博通容許有權(quán)限的操作者直接搜索查閱文件檔案，沒有閱讀權(quán)限的操作者，則可通過流程，發(fā)起借用申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)線上、線下或線上線下結(jié)合的借用申請(qǐng)流程。

會(huì)博通為中康建設(shè)提供的檔案管理系統(tǒng)，助力中康建設(shè)邁進(jìn)了檔案管理信息化的大門。