如何高效利用檔案，同時保護檔案安全

眾所周知，檔案在利用過程中需要調卷、查閱、還卷,這對檔案的物質載體將造成磨損,影響檔案的自然壽命,同時,還不可避免地存在其他安全隱患。因此,制定相應的保護制度,采取適當?shù)谋Ｗo措施十分必要。如何讓檔案的到高效利用，同時還能完整保護好檔案的安全？下面小編從兩個方面介紹檔案利用和保護供大家參考！

一、利用過程中的保護制度

1、檔案使用登記和交接制度。檔案出入庫時對調卷、還卷及交接行為進行登記，簽收手續(xù)必須清楚、嚴格。

2、檔案利用行為規(guī)范制度。包括對檔案利用行為方式的規(guī)范及防止不良行為，如禁止在檔案上勾畫、涂抹；禁止擅自將檔案帶離規(guī)定的使用場所；未經(jīng)允許，任何人不得擅自拍照、抄錄、復印檔案；對于損毀檔案的行為應有嚴明的懲罰措施。

二、利用過程中的保護措施

1、數(shù)量與順序的控制。當檔案利用數(shù)量過大時，應分批定量提供，并要求利用者在使用過程中和交還檔案時保持原排列順序，以免發(fā)生混亂。

2、對檔案利用行為的監(jiān)督和指導。外部利用者利用檔案時，檔案館(室)應安排工作人員在利用現(xiàn)場進行監(jiān)督和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時指出和糾正。

3、檔案利用方式及利用場所。檔案既可以現(xiàn)場閱覽，也可以通過網(wǎng)絡、郵政、電子郵件、傳真、電話等方式進行利用和查詢?，F(xiàn)場閱覽的場所應為集中式大閱覽室，便于管理。而通過檔案館主頁進行網(wǎng)上檢索或通過電子郵件進行咨詢的，應采取相關的網(wǎng)絡安全保密措施。

4、珍貴檔案利用過程中的保護性措施。珍貴檔案在利用過程中應采取嚴密的保護措施：一般提供縮微品或復制件，不提供原件；利用時應特別監(jiān)護；復制時應采取嚴格的限制措施和保護性措施。