企事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理存在哪些問題？

目前一些企事業(yè)單位的檔案管理還是延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式，存在很大的問題。如因自然災(zāi)害破壞、檔案數(shù)字化成度低管理不夠智能化等，具體如下：

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

1、檔案員業(yè)務(wù)不夠精通。檔案管理工作需要一定的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)該說技術(shù)性很強(qiáng)?，F(xiàn)有的檔案管理人員基本沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前后任口口相傳，對檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而且各人的理解程度不一，造成歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。

2、人員變動帶來檔案風(fēng)險。各單位人員調(diào)動頻繁，使檔案管理隊伍不穩(wěn)定，導(dǎo)致整體資料的丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全，對檔案管理的持續(xù)性造成了影響，檔案管理工作無法深入、有序開展。

3、對檔案重視度不夠：大部分單位檔案室硬件設(shè)施的配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個別單位管理體制落實不到位，對檔案的保管不夠規(guī)范，放置無序，存在遺失隱患。檔案管理員多數(shù)為兼職，對檔案管理存在應(yīng)付思想，歸檔不及時、隨意現(xiàn)象普遍存在。

4、檔案電子化程度低。目前，檔案保存以紙質(zhì)為主，還沒有電子檔案。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時有諸多不便。

5、檔案不完整

檔案因年代久遠(yuǎn)或保管不善，導(dǎo)致?lián)p壞或丟失嚴(yán)重

6、檔案歸還不及時

借出的檔案催還不及時，造成損壞或丟失

7、檔案被惡意使用

員工隨意閱讀、使用內(nèi)部重要文件

8、檔案存在災(zāi)害風(fēng)險

水火、蟲蟻等災(zāi)害造成大量檔案損毀，無法恢復(fù)，給企業(yè)帶來的損失不可估量

二、解決辦法

1、建立健全檔案管理制度，建立健全管理員職責(zé)、歸案、調(diào)閱、管理等制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依，保證檔案管理制度化、規(guī)范化。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)力度。加強(qiáng)對檔案員的培訓(xùn)，提高其檔案管理重要性認(rèn)識，提高其檔案管理業(yè)務(wù)知識專業(yè)化程度，增強(qiáng)對檔案管理流程的熟悉程度，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。

3、建立綜合性檔案室。建立綜合性檔案室，改變當(dāng)前檔案收集、歸檔、保管各據(jù)一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后，統(tǒng)一移交綜合檔案室管理，減少出現(xiàn)檔案受損。

4、實現(xiàn)檔案數(shù)字化。在各行信息化飛速發(fā)展的時代，檔案數(shù)字化應(yīng)該是當(dāng)前檔案管理面臨的一個發(fā)展機(jī)遇，也是今后檔案管理必經(jīng)的階段。檔案數(shù)字化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。

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