【案例】跨國企業(yè)艾科應(yīng)用會博通，打通數(shù)字化檔案管理全鏈路

集團(tuán)型企業(yè)在文件與檔案資源管理方面，往往面臨著更為棘手的問題：

集團(tuán)規(guī)模大、業(yè)務(wù)板塊多，如何基于合規(guī)性實(shí)現(xiàn)科學(xué)存儲？分支機(jī)構(gòu)多、文檔資源體量大，數(shù)字化上傳難題如何解決？管理節(jié)點(diǎn)多，如何與現(xiàn)有系統(tǒng)流程融合互通、避免額外開發(fā)造成資源浪費(fèi)……

同時，為了解決這諸多痛點(diǎn)，大型企業(yè)是否一定需匹配功能龐雜的檔案管理系統(tǒng)？

今天分享的案例，或許能提供破局思路：在全球擁有49家子公司的跨國企業(yè)艾科，應(yīng)用會博通與愛普生合作開發(fā)的檔案管理機(jī)器人解決方案，即靈巧迎刃解決企業(yè)檔案管理的諸多難題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)智化華麗升級。

01艾科簡介

寧波艾科制冷工程有限公司成立于2002年，是國內(nèi)首批從事制冷劑出口業(yè)務(wù)的公司。成立20多年來，艾科專注于制冷暖通領(lǐng)域，擁有多個自主品牌，產(chǎn)品銷往全球130多個國家，年產(chǎn)值超35億，是一家科工貿(mào)一體化的知名跨國企業(yè)。

至今，艾科已在國內(nèi)外建立49家子公司，在寧波、余姚、 波蘭、美國、澳洲、巴林等海內(nèi)外多地設(shè)有實(shí)體工廠，主營業(yè)務(wù)涵蓋氟化工產(chǎn)業(yè)板塊、空調(diào)通風(fēng)板塊、空調(diào)冷凍板塊、水暖科技板塊、工農(nóng)業(yè)烘干板塊以及包含跨境電商在內(nèi)的新業(yè)務(wù)板塊。

02需求分析

作為始終堅(jiān)持“創(chuàng)造價(jià)值，追求卓越”為宗旨的集團(tuán)型企業(yè)，艾科的數(shù)智化轉(zhuǎn)型步伐非常迅捷，此前已實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)體系的信息化聯(lián)動與管理。然隨著企業(yè)高速發(fā)展，對檔案資源的規(guī)范化儲存、專業(yè)化管理與便捷化利用的需求日益增長，構(gòu)建規(guī)范、高效的數(shù)字化檔案管理體系迫在眉睫，亟需解決：

1、內(nèi)部信息孤島：各部門文檔資源分散儲存、集成度低，不利于體系化信息資源的構(gòu)建與積累

2、管理效率受擎：各類文件、檔案、印章資源等保管分散，統(tǒng)計(jì)、管理難度大，不便于提供決策支撐

3、協(xié)作查閱不便：文檔查閱主要依賴手工問詢發(fā)送，影響業(yè)務(wù)、辦公效率…

經(jīng)過深入了解與溝通，艾科選擇了會博通檔案管理機(jī)器人解決方案，以推進(jìn)文檔資源的一體化、數(shù)字化、規(guī)范化管理。

03解決方案

1、一站式管理平臺，貫通檔案業(yè)務(wù)全流程

A、基于對檔案業(yè)務(wù)全鏈路的管理需求，會博通為艾科打造了從紙質(zhì)檔案數(shù)字化歸集、至涵蓋文檔全生命周期的一站式管理平臺。

B、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、注銷等全流程的信息化管理

C、方案智能集成檔案管理系統(tǒng)、文檔上傳程序與高速掃描儀，功能聯(lián)動，便捷高效

2、可拓展架構(gòu)，多類型文檔全覆蓋

會博通系統(tǒng)提供可高度自定義的檔案管理架構(gòu)，艾科可根據(jù)管理需求定義打磨，以便全面匯集來自全球各子公司、生產(chǎn)基地及實(shí)驗(yàn)室等的各類實(shí)體與電子文檔資源。

A、可靈活定義檔案全宗、類型、目錄、屬性、檔案表格等

B、多層級分類目錄，可針對分類及子層級進(jìn)行權(quán)限劃分

C、可按需拓展，精準(zhǔn)適配管理需求的動態(tài)更新

3、自動化處理，數(shù)字化歸集一步到位

通過會博通掃描機(jī)器人（會博通上傳程序+愛普生掃描儀），數(shù)字化采集效率大大提升，亦為艾科構(gòu)建覆蓋更廣的數(shù)字化歸檔網(wǎng)絡(luò)提供支力。

A、自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動生成雙層PDF等，省去手工繁瑣操作

B、文件上傳即自動歸集至指定路徑，步驟簡化，避免錯選誤歸

C、按需可增配，構(gòu)建精準(zhǔn)覆蓋的數(shù)字化歸檔網(wǎng)絡(luò)

4、全面面向服務(wù)的檔案借還管理服務(wù)

基于會博通系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)純線上借閱電子檔案、純線上登記借用實(shí)體檔案以及線上申請、線下取用實(shí)體檔案/打印復(fù)印件的三種檔案借還應(yīng)用場景。檔案隨用隨借，信息資源更大化流動共享，為運(yùn)營提效降本提供支撐。

5、多維度統(tǒng)計(jì)，支撐業(yè)務(wù)決策

系統(tǒng)提供多維度、專業(yè)化的檔案統(tǒng)計(jì)及檔案利用統(tǒng)計(jì)功能，助海量檔案數(shù)據(jù)“化繁為簡”，為艾科領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)運(yùn)作提供數(shù)據(jù)支撐。

A、區(qū)分檔案統(tǒng)計(jì)及檔案利用統(tǒng)計(jì)，維度細(xì)化有側(cè)重，覆蓋不同工作場景

B、統(tǒng)計(jì)條件可靈活自定義，精準(zhǔn)查詢所需范圍數(shù)據(jù)

C、提供可視化表格，數(shù)據(jù)可導(dǎo)出，輔助總結(jié)匯報(bào)更高效

04關(guān)于會博通

會博通源自1988年，是一家專業(yè)提供知識管理軟件產(chǎn)品及咨詢服務(wù)的公司，擁有完整的研發(fā)、方案、技術(shù)、售后團(tuán)隊(duì)，致力于為各行業(yè)客戶提供一站式的檔案管理數(shù)字化解決方案。至今，會博通合作客戶覆蓋黨政機(jī)關(guān)、制造、教育、金融、建筑、交通、電力、運(yùn)輸/物流/倉儲、信息咨詢等行業(yè)，服務(wù)用戶數(shù)萬+。

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